ทำไมการจัดการวัตถุดิบในธุรกิจร้านอาหาร ถึงสำคัญกว่าการทำกับข้าว!

ธุรกิจร้านอาหารนั้น “วัตถุดิบ” ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อรสชาติอาหารและความพึงพอใจของลูกค้า หากการจัดการวัตถุดิบเกิดข้อผิดพลาด มีความคลาดเคลื่อนไป ย่อมส่งผลต่อคุณภาพของอาหารและกระทบต่อรายได้ของธุรกิจร้านอาหารโดยตรง

ดังนั้น การบริหารจัดการครัวกลางและการจัดสรรวัตถุดิบอย่างเป็นระบบจึงไม่ควรมองข้าม บทความนี้จึงอยากชวนมาทำความเข้าใจปัญหาและความท้าทายของธุรกิจร้านอาหาร พร้อมแนวทางจัดการปัญหาเหล่านั้น ด้วยการนำระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) มาประยุกต์ใช้เพื่อบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

6 ปัญหาหลังร้านที่ธุรกิจร้านอาหารต้องเผชิญ

6 ปัญหาหลังร้านที่ธุรกิจร้านอาหารต้องเผชิญ

1. การสั่งซื้อวัตถุดิบที่ผิดพลาด แค่พลาดนิดเดียว ก็กระทบรายได้

ร้านอาหารหลายแห่งประสบปัญหาการสั่งซื้อวัตถุดิบในปริมาณที่ไม่เหมาะสม ทั้งสั่งน้อยเกินไปจนไม่พอใช้ หรือสั่งมากเกินไปจนล้นพื้นที่จัดเก็บและวัตถุดิบเน่าเสีย โดยเฉพาะร้านอาหารที่มีหลายสาขา หากไม่มีระบบสั่งซื้อกลาง มาช่วยบริหารจัดการควบคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบ สาขาจะสั่งวัตถุดิบเกินจำเป็น ไม่ได้มีการตรวจสอบกับยอดขายจริง ทำให้การควบคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบจะเป็นเรื่องที่ยาก

2. ครัวกลางไร้ระบบ ทำให้หาวัตถุดิบยากและล่าช้าจนของเน่าเสีย

หากครัวกลาง หรือพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบไม่ได้มีการจัดการอย่างเป็นระบบ เช่น วางสินค้ากระจัดกระจาย ไม่ได้แบ่งตามหมวดหมู่สินค้า อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดการสินค้าตามมา ไม่ว่าจะเป็นเนื้อสัตว์และวัตถุดิบที่แช่ตู้เย็นไว้นานจนเน่าเสีย ซึ่งทางร้านมาตรวจพบตอนที่จะนำวัตถุดิบมาปรุงอาหารแต่กลับไม่สามารถใช้ได้ ทำให้ต้องทิ้งของ เสียเวลาในการเคลียร์สินค้า และเสียโอกาสจากการที่ไม่ได้ใช้วัตถุดิบนั้นปรุงอาหาร

นอกจากนี้ ครัวกลางที่ไม่ได้มีระบบการจัดการที่ดี ยังส่งผลให้พนักงานใช้ระยะเวลานานในการค้นหาสินค้า และอาจหาสินค้าไม่พบเมื่อต้องการใช้งานอย่างเร่งด่วน รวมถึงเสี่ยงเกิดความผิดพลาดในการส่งวัตถุดิบไปยังสาขาต่างๆ หรือการหยิบสินค้าผิดเพราะมีความคล้ายคลึงกัน ซึ่งส่งผลกระทบทำให้การปฏิบัติงานสะดุด และให้บริการลูกค้าล่าช้า จนอาจสูญเสียโอกาสทางธุรกิจไป

3. ความเสี่ยงความลับทางการค้ารั่วไหล

สำหรับธุรกิจร้านอาหารแล้ว สูตรอาหารถือเป็นความลับทางการค้าที่สำคัญ ซึ่งนอกจากสูตรอาหารแล้ว แผนงานธุรกิจ แผนการตลาด หรือข้อมูลทางการเงินอื่นๆ ควรมีการจัดเก็บอย่างปลอดภัยเช่นกัน อย่างไรก็ตาม หากไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าเหล่านี้อาจสุ่มเสี่ยงรั่วไหลไปยังคู่แข่ง และส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาวได้

4. ขาดข้อมูลวิเคราะห์ ไม่ครบถ้วนและคลาดเคลื่อน กระทบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

หากธุรกิจร้านอาหารมีระบบเก็บข้อมูลที่รวมศูนย์ไว้ที่เดียว การบันทึกข้อมูลของธุรกิจไว้ในหลายๆ ระบบแยกส่วนกัน อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน คลาดเคลื่อน หรืออาจเกิดความผิดพลาดขึ้น ส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์เพื่อช่วยบริหารธุรกิจและตัดสินใจ เช่น การวิเคราะห์ยอดขายสำหรับตัดสินใจขยายธุรกิจ การเปิดตัวเมนูหรือยกเลิกการขายสินค้าบางประเภท การประเมินกำลังการผลิต หรือหรือทำการตลาดใหม่ๆ  

5. งานเอกสารและการทำบัญชีล่าช้า

ธุรกิจร้านอาหารมีข้อมูลหลากหลายส่วนที่ต้องบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นสาขาที่ต้องส่งใบคำสั่งซื้อ ใบขอเบิกวัตถุดิบ หรือรายงานสต็อกสินค้าต่างๆ ไปยังครัวกลาง

หากไม่ได้มีระบบมาช่วยจัดการติดตามและเก็บข้อมูล การส่งเอกสารรูปแบบกระดาษหรือรูปแบบไฟล์ดิจิทัล อาจเสี่ยงตกหล่น สูญหาย หรืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ส่งผลให้กระบวนการทำเอกสารต่างๆ และการทำบัญชีล่าช้าตามไปด้วย

6. ปัญหาการกระจายสินค้าและขาดระบบควบคุมการผลิต

หากธุรกิจร้านอาหารไม่มีระบบบริหารจัดการส่วนกลางเพื่อติดตามการจัดส่งวัตถุดิบ อาจเกิดปัญหาเรื่องการกระจายสินค้าที่เสี่ยงตกหล่น ไม่มีเอกสารหลักฐานชัดเจนในการติดตาม เมื่อเกิดความผิดพลาดดังกล่าว จะส่งผลให้ครัวกลางที่นำวัตถุดิบไปปรุงอาหารไม่สามารถติดตามยอดคงเหลือจริงของแต่ละสาขาได้ ทำให้ไม่สามารถประเมินยอดวัตถุดิบที่ควรกระจายให้แต่ละสาขา

นอกจากนี้ การปราศจากระบบส่วนกลาง ที่ไม่มีระบบการแจ้งเตือนและจัดคิวการผลิตอาหารตามคำสั่งซื้อจากสาขา จะทำให้ครัวกลางไม่สามารถควบคุมการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประเมินจำนวนการผลิตได้ยาก ส่งผลให้ปรุงเมนูอาหารมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

ระบบ ERP ทางออกของธุรกิจร้านอาหารยุคใหม่

ระบบ ERP ทางออกของธุรกิจร้านอาหารยุคใหม่

จากปัญหาข้างต้นที่ธุรกิจร้านอาหารเผชิญ สาเหตุสำคัญของปัญหาต่างๆ ล้วนมาจากการขาดระบบการบริหารจัดการทรัพยากร (ERP) ที่มีประสิทธิภาพ โดย Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management เป็นหนึ่งในระบบ ERP ที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาการจัดการทรัพยากรของร้านอาหารได้อย่างครบวงจร ด้วยการรวบรวมข้อมูลไว้ที่จุดเดียว ช่วยให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น

1. วางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบอย่างแม่นยำ

ระบบ ERP สามารถช่วยแนะนำและวางแผนการสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ โดยเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน (POS) เพื่อรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากหน้าร้านโดยตรง ทำให้สำนักงานใหญ่สามารถควบคุมการสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาวัตถุดิบมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

2. จัดการคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ

ระบบ ERP ช่วยวางแผนการรับสินค้าและจัดเก็บวัตถุดิบอย่างมีระเบียบ เนื่องจากแสดง Real-time stock ทั้งในครัวกลางและแต่ละสาขา รวมถึงมีระบบแจ้งเตือน Reorder point หรือ “จุดสั่งซื้อ” ซึ่งเป็นระดับสต็อกสินค้าต่ำสุดที่ธุรกิจควรมีในคลังสินค้า เพื่อให้สามารถสั่งซื้อสินค้าใหม่ได้ทันเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงการขาดแคลนสินค้าและช่วยควบคุมการใช้วัตถุดิบให้ทันวันหมดอายุ พร้อมแนะนำการจัดวางที่เหมาะสม ทำให้ค้นหาสินค้าได้รวดเร็ว และใช้พื้นที่คลังสินค้าอย่างเต็มประสิทธิภาพ 

3. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่งวัตถุดิบไปยังสาขา

ระบบ ERP สามารถแนะนำพื้นที่และเส้นทางการหยิบสินค้าที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยการสแกน QR หรือ Barcode ผ่านอุปกรณ์ Handheld พร้อมกระบวนการ Re-check ก่อนดำเนินการจัดส่ง เพื่อลดความผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการจัดส่ง

4. ปกป้องความลับทางการค้าด้วยระบบความปลอดภัยขั้นสูง

ERP มีระบบควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและบันทึกประวัติการใช้งาน ทำให้สามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับสิทธิ์อนุญาต ซึ่งช่วยปกป้องสูตรอาหารและข้อมูลสำคัญของธุรกิจ

5. เชื่อมต่อข้อมูลได้แบบ Real-time ช่วยให้ตัดสินใจที่แม่นยำขึ้น

ระบบ ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS เพื่อดึงข้อมูลยอดขายและข้อมูลธุรกรรมต่างๆ ได้แบบ Real-time หรือตามรอบเวลาที่กำหนด ซึ่งช่วยลดภาระพนักงานในการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน พร้อมทั้งสร้างรายงานวิเคราะห์ที่ละเอียดในหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ยอดขาย ต้นทุน กำไรแบบเรียลไทม์ การทำรายงาน Food Cost รายวันที่แบ่งตามรายวันหรือตามรายสาขา การวิเคราะห์เมนูขายดีหรือเมนูขาดทุน การคำนวณกำไรแยกตามสาขาหรือตามประเภทอาหาร รวมไปถึงการวิเคราะห์วัตถุดิบที่นำไปใช้ประกอบอาหารมากที่สุด เป็นต้น

6. ควบคุมการผลิตในครัวกลางให้เป็นระบบ

ธุรกิจร้านอาหารสามารถใช้ฟีเจอร์ภายในระบบ Microsoft Dynamic 365 ที่มีชื่อว่า Master Planning เพื่อวางแผนการผลิตอาหารและ Production Orders ที่ช่วยติดตามคำสั่งซื้อของสาขา นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถวางแผนการใช้วัตถุดิบและเวลาการผลิต ด้วยการใช้ฟีเจอร์ BOM (Bill of Materials) ซึ่งหมายถึงรายการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้าแต่ละรายการ โดยระบุว่าวัตถุดิบที่ต้องใช้คืออะไรและในปริมาณเท่าใด ผสมผสานกับ Route หรือเส้นทางการผลิต ที่เป็นกระบวนการที่กำหนดว่าสินค้าต้องผ่านขั้นตอนอะไรบ้าง อีกทั้งระบบยังมีการเก็บประวัติการผลิตแบบ Audit trail ที่บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ ทำให้สามารถย้อนตรวจสอบได้

7. จัดการการเบิกสินค้าและจัดส่งวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจร้านอาหารสามารถจัดการการเบิกของจากสาขาและการส่งของจากครัวกลาง โดยภายในระบบ Microsoft Dynamic 365 สามารถทำได้ผ่านการใช้ฟีเจอร์ Transfer Orders หรือ Intercompany Order เพื่อให้สาขาสั่งผ่านระบบเลย รวมไปถึงมีระบบจัดรายการจัดส่ง (Picking List / Delivery Note) พร้อมติดตามสถานะ สามารถตรวจสอบสต๊อกครัวกลางและสาขาได้แบบ Real-time

8. ทำบัญชีได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

ด้วยฟีเจอร์ภายใน Microsoft Dynamic 365 ธุรกิจร้านอาหารสามารถเชื่อมบัญชีแยกประเภทแบบอัตโนมัติ เนื่องจากมีระบบเชื่อมรายการจัดซื้อ การผลิตและการขาย เพื่อเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้ต้นทุนขาย (COGS) ถูกลงบัญชีตามจริงเมื่อขายอาหาร อีกทั้งยังรองรับระบบบัญชีต้นทุนแบบมาตรฐาน (Standard Cost) และแบบต้นทุนจริง (Actual Cost) ที่ใช้ข้อมูลวัตถุดิบจริง ค่าแรงงานจริง และค่าใช้จ่ายการผลิตจริงเพื่อการประเมินมูลค่าต้นทุนการผลิต

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเมื่อใช้ระบบ ERP ในธุรกิจร้านอาหาร

ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเมื่อใช้ระบบ ERP ในธุรกิจร้านอาหาร

ลดต้นทุนการดำเนินงาน

  • ประหยัดค่าแรงพนักงานในการบันทึกข้อมูลระหว่างระบบ
  • วางแผนกำลังคนได้แม่นยำ ลดการจ้าง OT กะทันหัน
  • ประหยัดค่าไฟในคลังที่ไม่ต้องเปิดไฟตลอดเวลา

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

  • การจัดเตรียมสินค้ารวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
  • ลดความผิดพลาดในการหยิบสินค้า
  • การตรวจนับสต็อกทำได้รวดเร็วและถูกต้อง

ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ

  • ได้งบการเงินที่ละเอียดและแม่นยำ
  • วิเคราะห์ผลประกอบการได้หลายมิติ
  • พยากรณ์ยอดขายและวางแผนอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เริ่มต้นใช้งานระบบ ERP กับธุรกิจร้านอาหารของคุณ

การนำระบบ ERP มาใช้กับธุรกิจร้านอาหารเริ่มต้นจากการเก็บ Requirement และศึกษาพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน เพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมระหว่างคนกับระบบ สำหรับ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management นั้นงบประมาณสำหรับการติดตั้งระบบ ERP มาตรฐานสำหรับธุรกิจร้านอาหารอยู่ที่ประมาณ 6.5 ล้านบาท (ไม่รวม Production module, License และ Azure VM)

ยกระดับธุรกิจร้านอาหารด้วยระบบ ERP

ระบบ ERP ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและเติบโตในยุคดิจิทัล หากธุรกิจคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม ติดต่อเราได้ที่ :

CONTACT US!

/by

3 เหตุผล ทำไมองค์กรยุคใหม่ถึงต้องการระบบ ERP

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจทวีความเข้มข้นขึ้น การมีระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรที่สามารถช่วยควบคุมต้นทุนและนำทรัพยากรต่างๆ มาใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพสูงสุด จึงเป็นปัจจัยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน โดยระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) สามารถเสริมศักยภาพขององค์กรได้ใน 3 ส่วนหลักด้วยกัน

Purpose of ERP - 3 เหตุผลว่าทำไมองค์กรยุคใหม่ควรลงทุนกับระบบ ERP

1. รองรับการเติบโตสู่ตลาดทุน (IPO)

การเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (IPO) เป็นเป้าหมายที่ต้องมีการเตรียมความพร้อมอย่างเป็นระบบ โดย ERP มีบทบาทสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับนักลงทุนและหน่วยงานกำกับดูแล

การมีระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดเตรียมและจัดทำผลการดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จากการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน ไม่กระจัดกระจาย ง่ายต่อการค้นหาและนำข้อมูลมาใช้งาน เมื่อเอกสารและรายงานทางการเงินได้รับการจัดการอย่างมีระบบ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถออกงบการเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น และเป็นไปตามมาตรฐานบัญชีตามข้อกำหนด

นอกจากนี้ ERP สามารถเข้ามาช่วยได้ทั้งในส่วนที่เป็น Operational Control และ Management Control เนื่องจากระบบ ERP เป็นระบบที่เชื่อมโยงการทำงานภายในองค์กรครอบคลุมได้ทุกส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นระบบการเบิกจ่ายสินค้า หรือระบบอนุมัติต่างๆ ทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างมีขั้นตอน สามารถตรวจสอบได้ นอกจากนี้ การมีระบบยังช่วยสร้างความมั่นใจว่า องค์กรมีการเก็บข้อมูลครบถ้วน ปลอดภัย สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ตามตำแหน่งหน้าที่ แม้ว่าไม่ได้มีข้อกำหนดโดยตรงเกี่ยวกับระบบ ERP แต่การมีระบบที่ดีมีมาตรฐานจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบทั้ง Internal Audit และ External Audit ผ่านไปได้อย่างราบรื่น

2. รองรับการขยายตัวอย่างไร้ขีดจำกัด (Scalability & Growth)

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การมีระบบที่รองรับการขยายตัวได้จึงมีความสำคัญ ระบบ ERP ที่ดีสามารถปรับขนาดตามการเติบโตขององค์กรโดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบใหม่ ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการย้ายข้อมูล รวมถึงไม่ต้องอบรมพนักงานใหม่ ระบบสามารถรองรับปริมาณธุรกรรมที่เพิ่มขึ้น ไม่ว่าจะเป็นใบสั่งซื้อ จำนวนลูกค้า หรือปริมาณการผลิต โดยยังคงประสิทธิภาพการทำงานเดิม

เมื่อองค์กรเปิดสาขาใหม่ ขยายสายการผลิต หรือเพิ่มผลิตภัณฑ์ใหม่ ระบบ ERP ช่วยให้การขยายธุรกิจเป็นเรื่องรวดเร็วขึ้น สาขาใหม่สามารถใช้ระบบเดียวกับสำนักงานใหญ่ที่เชื่อมโยงถึงกัน ทำให้ผู้บริหารมองเห็นผลประกอบการแต่ละสาขาแบบทันที เปรียบเทียบประสิทธิภาพ และถ่ายโอนทรัพยากรระหว่างสาขาได้คล่องตัว รองรับองค์กรที่มีบริษัทในเครือหลายแห่ง

นอกจากนี้ ระบบ ERP ยังรองรับการทำงานแบบ Cloud  ทำให้องค์กรไม่ต้องลงทุนในฮาร์ดแวร์ล่วงหน้า สามารถเพิ่มหรือลดทรัพยากรได้ตามความต้องการใช้งานจริง ช่วยบริหารกระแสเงินสดอย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานเข้าถึงระบบได้จากทุกที่ รองรับ Remote และ Hybrid Working พนักงานขายสร้างใบเสนอราคาได้ขณะพบลูกค้า ผู้จัดการตรวจสอบสายการผลิตได้จากบ้าน ผู้บริหารอนุมัติเอกสารได้ระหว่างเดินทาง ทำให้องค์กรคล่องตัวและพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ

3. มองเห็นภาพรวมองค์กรแบบ Real-time (Business Health-Check)

ในยุคที่ข้อมูลคือพลัง การมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา คือปัจจัยชี้วัดความสำเร็จทางธุรกิจ ระบบ ERP สามารถทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลที่รวบรวมทุกกิจกรรมขององค์กรไว้ในที่เดียว

ผู้บริหารสามารถเห็น Dashboard ที่แสดงสถานะขององค์กรแบบ Real-time ตั้งแต่ยอดขาย สต็อกสินค้า กระแสเงินสด ไปจนถึงประสิทธิภาพการผลิต ทุกอย่างเชื่อมโยงกันอย่างอัตโนมัติ ไม่ต้องรอรายงานจากแต่ละแผนกที่อาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์

การมีข้อมูลที่รวมศูนย์และอัปเดท ยังช่วยให้การตัดสินใจมีความแม่นยำมากขึ้น สามารถวิเคราะห์แนวโน้ม คาดการณ์อนาคต และปรับกลยุทธ์ได้ทันท่วงที เช่น เมื่อเห็นว่ายอดขายสินค้าบางรายการลดลง สามารถตรวจสอบได้ทันทีว่าเป็นเพราะปัญหาด้านการผลิต การจัดส่ง หรือการตลาด และแก้ไขได้ทันเวลาก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ยกระดับประสิทธิภาพธุรกิจด้วย ERP

ดังนั้น การนำระบบ ERP มาใช้ไม่ได้เป็นเพียงการอัปเกรดเทคโนโลยี แต่เป็นการยกระดับกระบวนการทำงานขององค์กรอย่างครอบคลุม และวางรากฐานสำหรับอนาคต ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมความพร้อมสู่ตลาดทุน การรองรับการเติบโตที่จะเกิดขึ้น หรือการมีข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่แม่นยำ

Bluebik และ Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการด้าน ERP ในหลากหลายอุตสาหกรรม ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ :

CONTACT US!

/by

ERP พาธุรกิจโต! เจาะ 3 กรณีศึกษาอุตสาหกรรมจริง

ธุรกิจจะเล็กหรือใหญ่ก็โตได้ด้วย ERP – เจาะกรณีศึกษา 3 ภาคอุตสาหกรรม

ธุรกิจจะเล็กหรือใหญ่ก็โตได้ด้วย ERP

ในโลกธุรกิจยุคใหม่ กระบวนการหลังบ้านของธุรกิจได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขัน โดยหากการบริหารจัดการกระบวนการหลังบ้านไม่มีประสิทธิภาพมากพอ ข้อมูลกระจัดกระจาย และไม่มีการรวมศูนย์ที่ชัดเจน สามารถส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างคาดไม่ถึง ไม่ว่าจะเป็น การตัดสินใจผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง การขาดทุนจากการที่ข้อมูลไม่ครบถ้วน หรือการสูญเสียลูกค้าจากบริการที่ล่าช้าเพราะข้อมูลซ้ำซ้อนและไม่ตรงกัน ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะเป็นอุปสรรคใหญ่ต่อการขยายตัวในอนาคต

ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร (Enterprise Resource Planning: ERP)

เป็นเครื่องมือบริหารจัดการกระบวนการหลังบ้านให้เป็นระบบ ครอบคลุมทุกขั้นตอนของธุรกิจ ทำหน้าที่ช่วยรวบรวม จัดเก็บ จัดการ และรวมศูนย์ข้อมูลจากแผนกต่างๆ เพื่อเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร ทำให้ธุรกิจสามารถนำข้อมูลไปใช้ช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อีกทั้งยังองค์กรยังสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อยอดให้กลายเป็นข้อมูลเชิงกลยุทธ์ เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะเมื่อเชื่อมโยงระบบ ERP เข้ากับเทคโนโลยีอื่น เช่น ระบบ BI (Business Intelligence), IoT หรือแม้แต่ AI

อย่างไรก็ตาม การนำ ERP ไปประยุกต์ใช้จริงกับธุรกิจนั้นมีความแตกต่างกันไปในแต่ละภาคอุตสาหกรรม เนื่องจากทุกภาคอุตสาหกรรมต่างมีความท้าทายเฉพาะ ทำให้แนวทางการแก้ไขความท้าทายด้วย ERP ต้องตอบโจทย์เฉพาะตัวด้วยเช่นกันโดยบทความนี้ได้รวบรวมปัญหาและความท้าทายที่แต่ละภาคอุตสาหกรรมเผชิญ พร้อมกรณีศึกษาเบื้องต้นในการนำ ERP ไปประยุกต์ใช้จริงใน 3 ภาคอุตสาหกรรม ได้แก่ ภาคอุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม ภาคอุตสาหกรรมการผลิต และหน่วยงานภาครัฐและการศึกษา

อุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม

ERP อุตสาหกรรมอาหารและเครื่องดื่ม

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ ⚠️

  1. การจัดการวัตถุดิบที่วุ่นวาย – ธุรกิจร้านอาหารหลายแห่งประสบปัญหาการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง บ้างก็สั่งน้อยจนไม่พอใช้ ต้องหาซื้อเพิ่มด้วยราคาแพง บ้างก็สั่งมากไปจนล้นพื้นที่จัดเก็บและเน่าเสีย กระทบรายได้อย่างหนัก เพราะคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบได้ยาก
  2. ระบบคลังสินค้าที่ไร้ระเบียบ – หากครัวกลางไม่มีระบบจัดเก็บวัตถุดิบให้เป็นระเบียบ การค้นหาวัตถุดิบจะเกิดความล้าช้าและค้นหายาก จนในบางกรณีทำให้ของเน่าเสีย หรือหยิบจัดส่งวัตถุดิบผิด เพราะหน้าตาคล้ายกัน ส่งผลต่อรสชาติอาหารและความพอใจของลูกค้า
  3. ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูล – หากไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าเหล่านี้อาจสุ่มเสี่ยงรั่วไหลไปยังคู่แข่ง และส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาวได้ 
  4. การขาดข้อมูลสำหรับการตัดสินใจ – หากธุรกิจร้านอาหารไม่มีระบบเก็บข้อมูลที่รวมศูนย์ไว้ที่เดียว การบันทึกข้อมูลของธุรกิจไว้ในหลายๆ ระบบแยกส่วนกัน อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน คลาดเคลื่อน หรืออาจเกิดความผิดพลาดขึ้น ส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์เพื่อช่วยบริหารธุรกิจและตัดสินใจ
  5. ระบบการผลิตและจัดส่งที่ไม่มีประสิทธิภาพ – หากไม่มีระบบศูนย์กลางเพื่อควบคุมการผลิตสินค้าและระบบติดตามการจัดส่ง อาจทำให้เกิดปัญหาการกระจายสินค้าผิดพลาด และควบคุมประเมินจำนวนการผลิตได้ยาก ซึ่งจะมีผลกระทบต่อเนื่องไปถึงต้นทุนของธุรกิจ

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร⚙️ 

  1. ระบบจัดการคลังสินค้าอัตโนมัติ – ระบบ ERP สามารถช่วยบริหารจัดการกระบวนการต่างๆ ให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการวางแผนการสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้า โดยเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน (POS) เพื่อรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากหน้าร้านโดยตรง รวมถึงมีระบบจัดการสินค้าคงคลังอัตโนมัติช่วยคำนวณปริมาณการสั่งซื้อที่เหมาะสม ลดการสูญเสียจากวัตถุดิบเน่าเสียและลดต้นทุนการสั่งซื้อฉุกเฉินได้อย่างมีนัยสำคัญ
  2. เทคโนโลยีติดตามและระบุตัวตน – ระบบ Barcode และ RFID ช่วยในการติดตามวัตถุดิบตั้งแต่เข้าครัวจนถึงการใช้งาน ช่วยลดข้อผิดพลาดในการหยิบวัตถุดิบผิด อีกทั้งยังมีระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลขั้นสูง เพื่อปกป้องสูตรอาหารและข้อมูลสำคัญ ด้วยการควบคุมการเข้าถึงแบบหลายระดับ
  3. ระบบรายงานและการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ – Dashboard ที่แสดงข้อมูลแบบ Real-time ช่วยผู้บริหารตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ขณะที่ระบบเอกสารดิจิทัลลดเวลาการทำบัญชีลงอย่างมาก และระบบติดตามการจัดส่งแบบ GPS ช่วยให้การกระจายสินค้าแม่นยำและตรงเวลา

อุตสาหกรรมการผลิต 

ERP อุตสาหกรรมการผลิต

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ⚠️

  1. ระบบงานแยกส่วนที่สับสน – ในธุรกิจการผลิตที่ระบบงานแยกส่วนกัน ไม่ว่าจะเป็นส่วนการผลิต การจัดการวัสดุ หรือการจัดซื้อ ถ้าตัวโปรแกรมที่ใช้งานไม่ได้เชื่อมโยงข้อมูลและกระบวนการให้เป็นไปอย่างสอดคล้องกัน อาจทำให้ข้อมูลกระจัดกระจาย ขาดหาย หรือไม่ครบถ้วน ส่งผลให้การทำงานไม่มีประสิทธิภาพ และเสียเวลาในการค้นหาข้อมูลจากหลายระบบ
  2. การวางแผนการผลิตที่ไม่เป็นระบบ – หากไม่มีระบบวางแผนการผลิตที่เป็นระบบจะทำให้ไม่สามารถจัดสรรการใช้วัตถุดิบ กำลังการผลิต และการจัดส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่สามารถกำหนดมาตรฐานของระบบการผลิตและวางแนวทางควบคุมคุณภาพสินค้า ซึ่งส่งผลให้คุณภาพสินค้าไม่สม่ำเสมอ
  3. การบันทึกข้อมูลแบบเก่าที่ล้าสมัย – ฝั่งโรงงานส่วนใหญ่ยังบันทึกข้อมูลผ่าน Word และ Excel ทำให้เกิดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและไม่มีประสิทธิภาพ เสี่ยงเกิดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลผิดและข้อมูลสูญหาย

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร⚙️

  1. ระบบวางแผนการผลิตที่ครอบคลุม – การนำ ERP ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับภาคอุตสาหกรรมการผลิตมาใช้ ช่วยให้ธุรกิจมีระบบการผลิตที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น จากการสามารถมองเห็นภาพรวมการทำงานทั้งหมดของทุกแผนกในองค์กร ตั้งแต่การเงิน การบัญชี การจัดการวัตถุดิบ และการบริหารจัดการลูกค้า ทำให้วางแผนการสั่งซื้อและผลิตสินค้าได้อย่างครอบคลุมต้้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำ
  2. ควบคุมและพัฒนาคุณภาพกระบวนการทำงาน – ระบบ ERP สามารถช่วยติดตามคุณภาพผลิตภัณฑ์ตลอดกระบวนการผลิต ช่วยแนะนำการลดต้นทุนในส่วนที่ไม่จำเป็น อีกทั้งยังมีระบบ Business Intelligence ที่สามารถประเมินผลข้อมูลแบบเรียลไทม์ และนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ ทำใหผู้บริหารมองเห็นประสิทธิภาพการผลิต ความต้องการของตลาด และแนวโน้มต้นทุนได้ทันที
  3. บันทึกข้อมูลได้รวดเร็วผ่านแอปพลิเคชันมือถือ – ระบบ ERP ที่สามารถใช้งานได้ทั้งในคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน ช่วยให้พนักงานในโรงงานสามารถบันทึกข้อมูลการผลิตผ่านแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนได้อย่างรวดเร็วและเป็นไปแบบอัตโนมัติ ทำให้ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลลงได้

ภาครัฐและการศึกษา 

EERP ภาครัฐและการศึกษา

ปัญหาหลังบ้านที่ธุรกิจเผชิญ⚠️

  1. ข้อมูลกระจัดกระจายและไม่เชื่อมต่อกัน – หน่วยงานหลายแห่งมีการเก็บข้อมูลแยกส่วนกันและกระจัดกระจาย ทำให้ไม่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขาดการบูรณาการข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ส่งผลให้การหาข้อมูลนักศึกษา ข้อมูลการเงิน หรือข้อมูลงานวิจัยใช้เวลานานมาก
  2. ปัญหาการจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล – การจัดการข้อมูลจำนวนมากของนักศึกษา อาจารย์ และบุคลากรความยุ่งยากซับซ้อน อย่างการจัดการและประมวลผลข้อมูลที่มีปริมาณสูง โดยเฉพาะในช่วงการลงทะเบียนเรียนและการสอบ
  3. การควบคุมงบประมาณที่ซับซ้อน – หน่วยงานหลายแห่งมีงบประมาณจากหลายแหล่ง ทำให้การควบคุมการใช้จ่ายและการรายงานงบประมาณมีความยากในการตรวจสอบและติดตามการใช้งบประมาณในแต่ละโครงการ
  4. ความเสี่ยงด้านการรักษาความปลอดภัยข้อมูล – ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูลเป็นความกังวลสำคัญ เนื่องจากหลายหน่วยงานมีข้อมูลหลากหลายส่วนและมีข้อมูลปริมาณมหาศาล รวมถึงความซับซ้อนในการปฏิบัติตามข้อกำหนดและกฎระเบียบต่าง ๆ การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญของหน่วยงาน
  5. การประสานงานที่ขาดประสิทธิภาพ – การประสานงานที่ไม่ต่อเนื่องระหว่างหน่วยงานต่างๆ เนื่องจากขาดระบบที่เชื่อมโยงกระบวนการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ และการทำงานแบบแยกส่วน ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนและไม่มีประสิทธิภาพ

ERP แก้ปัญหาให้ธุรกิจได้อย่างไร⚙️

  1. ระบบจัดการข้อมูลแบบครบวงจร -ระบบ ERP ที่ปรับให้เหมาะสำหรับหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา สามารถช่วยให้ข้อมูลต่างๆ เก็บรวบรวมอยู่ที่ศูนย์กลาง ขณะที่ระบบ Student Information System (SIS) รวมข้อมูลนักศึกษาทั้งหมดไว้ในที่เดียว ตั้งแต่การสมัครเรียนจนสำเร็จการศึกษา ลดเวลาการค้นหาข้อมูลลงอย่างมีนัยสำคัญ
  2. ระบบจัดการงบประมาณแบบเรียลไทม์ – ระบบ Financial Management ช่วยติดตามงบประมาณแบบ Real-time พร้อมระบบเตือนเมื่อใกล้เกินงบหรือใช้จ่ายผิดประเภท ลดข้อผิดพลาดการใช้งบประมาณลงอย่างชัดเจนและเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งบประมาณ
  3. ระบบเชื่อมโยงกระบวนการทำงาน – ระบบ Workflow Management ช่วยเชื่อมโยงกระบวนการทำงานระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ลดขั้นตอนการดำเนินงานลงอย่างมาก และระบบ Document Management ช่วยจัดเก็บเอกสารดิจิทัลอย่างปลอดภัยและค้นหาได้รวดเร็ว
  4. ระบบรักษาความปลอดภัยมาตรฐานสากล – ระบบรักษาความปลอดภัยตามมาตรฐาน ISO 27001 และ PDPA สามารถปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลสำคัญ พร้อม Audit Trail ครบถ้วนเพื่อการตรวจสอบ

ยกระดับประสิทธิภาพธุรกิจด้วย ERP

จากแนวทางการนำ ERP ไปใช้แก้ไขปัญหาที่แต่ละภาคอุตสาหกรรมเผชิญนั้น ERP ไม่ได้เป็นเพียงแค่ระบบซอฟต์แวร์หนึ่ง แต่เป็นเครื่องมือเปลี่ยนแปลงธุรกิจที่แท้จริง ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ หรือสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

อย่างไรก็ตาม การเลือก ERP ที่เหมาะสมกับธุรกิจและอุตสาหกรรมเป็นหัวใจสำคัญ เนื่องจากแต่ละอุตสาหกรรมมีความต้องการที่แตกต่างกัน การเลือกระบบที่ตอบโจทย์เฉพาะจะให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด รวมถึงการเลือกพาร์ทเนอร์ที่มีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในการให้คำปรึกษาและพัฒนาระบบ ERP

การเริ่มต้นวางแผนการนำ ERP มาใช้ตั้งแต่วันนี้อาจจะเป็นตัวสร้างความได้เปรียบสำคัญของธุรกิจ เพราะในยุคที่ข้อมูลคือพลัง ธุรกิจที่สามารถนำข้อมูลไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดและสร้างผลลัพธ์ที่จับต้องได้จะเป็นผู้ชนะในการแข่งขัน

Bluebik และ Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการด้าน ERP ในหลากหลายอุตสาหกรรม ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ :

CONTACT US!

/by

ERP คืออะไร? ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจมากแค่ไหน

Enterprise Resource Planning (ERP)

ปัจจุบัน โลกธุรกิจมีความซับซ้อนมากขึ้น การดำเนินงานต่างๆ ต้องการความรวดเร็วและความแม่นยำเพื่อรักษาและเพิ่มศักยภาพการแข่งขัน การมีระบบและโซลูชันที่มีประสิทธิภาพในการช่วยจัดการกระบวนการต่างๆ จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ระบบบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กร (ERP) จึงเข้ามามีบทบาทในการจัดการกับกระบวนการต่างๆ

บทความนี้จึงอยากพาไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับขีดความสามารถของ ERP ครอบคลุมตั้งแต่นิยามความสำคัญ ตัวอย่างการใช้งาน และแนวทางว่าหากองค์กรอยากเริ่มใช้งาน ERP ควรเริ่มอย่างไร

ERP คืออะไร

Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กร ทำหน้าที่ช่วยจัดการข้อมูล ตั้งแต่รวบรวม จัดเก็บ จัดการ และรวมศูนย์ข้อมูลจากแผนกต่างๆ รวมถึงข้อมูลคลังสินค้า การขนส่ง การขาย การบัญชี การเงิน การผลิต การจัดซื้อ และทรัพยากรบุคคล (HR) เพื่อเชื่อมโยงระบบการทำงานจากทุกหน่วยงานภายในองค์กร ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้ช่วยให้กระบวนการทำงานต่างๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ERP ทำไมสำคัญกับธุรกิจ

  1. เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานภายในองค์กร
    • ระบบ ERP สามารถปรับให้กระบวนการทำงานบางส่วนเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดระยะเวลาของขั้นตอนต่างๆ และลดข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้
  2. เพิ่มการมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงาน
    • ระบบ ERP ช่วยให้เห็นภาพของกระบวนการทั้งหมดภายในองค์กร ทำให้การติดต่อสื่อสารและการทำงานระหว่างแผนกต่างๆ สะดวกและราบรื่นยิ่งขึ้น
  3. ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลภายในองค์กรได้แบบเรียลไทม์
    • ระบบ ERP ช่วยเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลได้แบบเรียลไทม์จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ ทำให้การกระบวนการทำงานยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
  4. รองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคต
    • เมื่อองค์กรขยายตัวขึ้น ระบบ ERP สามารถขยายระบบงานสำหรับส่วนงานต่างๆ ที่เพิ่มขึ้นมา และปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจได้

ประเภทของ ERP 

  1. Cloud-based ERP software
    • เป็นการติดตั้ง ERP ไว้บน Cloud Server มีข้อดีตรงที่สะดวก สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต หรือแอปพลิเคชันบนมือถือ
  2. On-premises ERP software
    • เป็นการติดตั้งระบบ ERP ไว้บน Hardware หรือ เครื่องเซิร์ฟเวอร์ขององค์กร เพื่อแชร์ข้อมูลผ่านเซิร์ฟเวอร์นั้น ซึ่งมีความปลอดภัยค่อนข้างสูง แต่การเชื่อมต่อจากภายนอกองค์กรจะค่อนข้างยุ่งยาก
  3. Hybrid ERP software
    • เป็นการผสมผสานความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลทั้งจากผ่านช่องทางออนไลน์หรือจากอุปกรณ์เฉพาะ

โมดูลหลัก (ระบบงาน) ของ ERP มีอะไรบ้าง

โมดูลหลัก (ระบบงาน) ของ ERP มีอะไรบ้าง

1.ระบบจัดการการเงิน (Financial Management)

ระบบจัดการการเงินเป็นโมดูลพื้นฐานสำหรับทุกระบบ ERP ช่วยบริหารจัดการข้อมูลทางบัญชี รายรับ-รายจ่ายขององค์กร และข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เพื่อนำไปใช้  สำหรับทำรายงานทางการเงิน และนำไปวิเคราะห์เป็นข้อมูลเชิงลึกสำหรับประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจ

2.ระบบจัดการทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management)

ระบบนี้จะช่วยรวบรวมและแสดงข้อมูลต่างๆ ของพนักงานภายในองค์กร เช่น ผลการทำงาน การลางาน และข้อมูลพื้นฐานอื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และทำให้องค์กรมองเห็นแนวโน้มของจำนวนพนักงานในแผนกต่างๆ และประเมินได้ว่าควรรับบุคลากรเพิ่มเมื่อใด และจำนวนเท่าไร

3.ระบบจัดการซัพพลายเชน (Supply Chain Management)

ระบบจัดการซัพพลายเชนช่วยให้ธุรกิจมองเห็นภาพรวมทั้งหมดของสินค้า ตั้งแต่ปริมาณการผลิตสินค้า จำนวนที่สั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ ไปจนถึงฟีดแบ็กจากผู้สั่งซื้อ ทำให้ธุรกิจสามารถประเมินได้ว่าควรผลิตหรือสั่งซื้อสินค้าประเภทใดในช่วงเวลาไหนจึงจะคุ้มค่ากับการลงทุนมากที่สุด

4.ระบบจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management)

ระบบจัดการความสัมพันธ์ลูกค้าหรือ CRM จะช่วยวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า สำหรับคาดการณ์ว่าสินค้าและบริการประเภทไหนเหมาะกับลูกค้ากลุ่มใด เพื่อเพิ่มโอกาสการกลับมาซื้อซ้ำหรือนำเสนอสินค้าอื่นๆ เพิ่ม ระบบ CRM ยังช่วยในการติดตามการติดต่อสื่อสารกับลูกค้า ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการลูกค้าที่มีโอกาสซื้อสินค้า (Lead)

ตัวอย่างการใช้งาน ERP สำหรับองค์กร

  1. ธุรกิจการผลิต
    • ระบบ ERP สามารถช่วยจัดการซัพพลายเชนทั้งหมด ตั้งแต่การจัดซื้อวัตถุดิบ บริหารจัดการทรัพยากร ไปจนถึงการขนส่งสินค้า ทำให้ธุรกิจลดความเสี่ยงกระบวนการล่าช้า และบริหารจัดการสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
  2. ธุรกิจค้าปลีก
    • ระบบ ERP สามารถให้ข้อมูลระดับสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์และตรวจสอบคลังสินค้าได้จากหลายตำแหน่งที่ตั้งร้าน ทำให้ธุรกิจสามารถปรับเปลี่ยนจำนวนสินค้าแต่ละประเภทให้เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้าแต่ละกลุ่มให้ไม่มากเกินไปหรือน้อยเกินไป
  3. ธุรกิจบริการทางการเงิน
    • ระบบ ERP สามารถช่วยจัดการระบบการเงินให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ครอบคลุมหลายส่วนสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องบัญชี General Ledger (GL) บัญชี Accounts Payable (AP) และบัญชี Accounts Receivable (AR) รวมถึงการทำรายงานทางการเงิน และการบริหารจัดการความเสี่ยงที่เกี่ยวข้อง
  4. ธุรกิจพลังงาน
    • ระบบ ERP สามารถบริหารจัดการสินทรัพย์ต่างๆ เช่น อุปกรณ์เครื่องจักร ซึ่งช่วยคาดการณ์ช่วงเวลาการซ่อมบำรุง การติดตามและตรวจสอบกระบวนการทำงานต่างๆ ไปจนถึงการจัดทำเอกสารให้เป็นไปตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและสิ่งแวดล้อม

3 ข้อที่ต้องพิจารณาก่อนเลือกระบบ ERP

1.เลือกให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจ

ธุรกิจแต่ละแห่งต่างมีความต้องการที่แตกต่างกัน และระบบ ERP มีหลากหลายแบรนด์ จึงควรเลือกให้เหมาะกับความต้องการของตัวธุรกิจมากที่่สุด โดยอาจพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ เช่น

  • ระบบการทำงานปัจจุบันเกิดปัญหาที่ตรงไหน และธุรกิจต้องการนำ ERP มาใช้ทำงานฟังก์ชันไหน
  • กระบวนการทำงานอะไรที่ต้องการปรับให้เป็นแบบอัตโนมัติ
  • ส่วนไหนของกระบวนการธุรกิจที่ต้องการเห็นภาพข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น หรือมีปัญหาในการดึงข้อมูลไปใช้งาน
  • มีระบบอื่นๆ ที่ต้องการนำมาเชื่อมต่อกับ ERP หรือไม่

2.ความคุ้มค่าจากการลงทุน (ROI)

การประเมินความคุ้มค่าจากการลงทุนในระบบ ERP สามารถประเมินเบื้องต้นได้จากหลายแง่มุม เช่น

  • ค่าใช้จ่ายที่ลดลง จากการนำระบบ ERP มาใช้ เช่น ต้นทุนและระยะเวลาที่ลดลงจากการนำกระบวนการอัตโนมัติมาใช้ในการทำงานซ้ำซ้อน หรือค่าใช้จ่ายที่ลดลงจากการจัดการสินค้าคงคลังหรือโลจิสติกส์ที่ดีขึ้น เป็นต้น
  • ขีดความสามารถของธุรกิจที่เพิ่มขึ้นจากระบบ ERP เช่น กระบวนการทำงานต่างๆ ของธุรกิจที่รวดเร็ว แม่นยำยิ่งขึ้น การให้บริการลูกค้าที่มีประสิทธิภาพขึ้น หรือการทำรายงาน รวบรวมข้อมูลต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์
  • เกณฑ์การประเมิน ROI ในระยะยาว เช่น ระบบ ERP ใหม่มีความคุ้มค่ามากแค่ไหนหลังผ่านไปแล้ว 1 ปี หรือ 5 ปี

นอกจากนี้ ยังมีค่าใช้จ่ายส่วนอื่นที่ธุรกิจอาจต้องพิจารณาเพิ่มคือ Total Cost of Ownership (TCO) ซึ่งเป็นตัวชี้วัดต้นทุนที่เกี่ยวข้องตลอดการใช้งานระบบหรืออุปกรณ์ต่างๆ เช่น

  • ค่าใช้จ่ายในการวางระบบ ซึ่งอาจครอบคลุมตั้งแต่ค่าบริการให้คำปรึกษา สิ่งที่จะส่งมอบ และการปรับแต่งระบบให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจแต่ละราย
  • ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ หรือ Cloud hosting

3.พาร์ทเนอร์ในการวางระบบ ERP

พาร์ทเนอร์ที่เหมาะสมเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการวางระบบ ERP ให้ประสบความสำคัญ โดยการวางระบบและปรับแต่งระบบ ERP ให้ตรงตามความต้องการของธุรกิจมากที่สุด พาร์ทเนอร์ต้องมีทั้งความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ทั้งในเชิงธุรกิจและเชิงเทคนิค รวมไปถึงการช่วยสนับสนุนในด้านต่างๆ หลังการ Go Live หรือขึ้นระบบให้กับธุรกิจแล้ว

การเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ยุคดิจิทัลไม่ใช่แค่การนำเทคโนโลยีมาใช้ แต่เป็นการวางกลยุทธ์ใหม่ที่สอดรับกับความเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจอย่างแท้จริง การมีพาร์ทเนอร์ที่เชี่ยวชาญทั้งในด้านธุรกิจและองค์ความรู้เชิงเทคนิค รวมถึงมีประสบการณ์คร่ำหวอดในภาคอุตสาหกรรม จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการทรานส์ฟอร์มองค์กรเพื่อนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ และสร้างผลลัพธ์ทางธุรกิจได้จริง

Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการในหลากหลายอุตสาหกรรม ซึ่งประสบความสำเร็จมากกว่า 400 บริษัท ด้วยบริการด้าน ERP และ BPI (Business Process Improvement) ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ :

CONTACT US!

/by

เพิ่มศักยภาพและโอกาสธุรกิจด้วย AI Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio

ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับอนาคตแล้วหรือยัง? 

ในยุคที่ธุรกิจต้องแข่งขันกันอย่างดุเดือด ผู้บริหารต้องเผชิญกับความท้าทายมากมาย ทั้งในด้านการบริหารทีม การเพิ่มยอดขาย และการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า เช่น ผู้บริหารหลายคนต้องใช้เวลาไปกับการตอบคำถามพนักงาน ทำให้ไม่มีเวลาโฟกัสกับกลยุทธ์หลักขององค์กร หรือ ทีมขายอาจใช้เวลาไปกับงานที่ต้องทำซ้ำ แทนที่จะเน้นไปที่การปิดการขาย เป็นต้น เทคโนโลยี AI ไม่ได้เป็นเพียงแค่แนวคิดในอนาคตอีกต่อไป แต่ได้กลายมาเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตอย่างก้าวกระโดด และหนึ่งในโซลูชันที่ทรงพลังที่สุดคือ Microsoft Copilot Studio 

Microsoft Copilot Studio คืออะไร 

Copilot Studio คือเครื่องมือจาก Microsoft ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถสร้าง ปรับแต่ง และควบคุมการทำงานของ AI Copilot ได้อย่างสะดวก โดยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ดในระดับสูง (Low-code/No-code) เหมาะสำหรับธุรกิจหรือองค์กรที่ต้องการปรับแต่ง AI Copilot ให้ตรงตามกระบวนการการทำงานเฉพาะด้านภายในองค์กร เช่น ตอบคำถามลูกค้า เชื่อมต่อกับข้อมูลในระบบขององค์กร และการผสานข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ เช่น Microsoft 365, SharePoint, Dataverse หรือ Microsoft Dynamics 365 เป็นต้น 

Microsoft Copilot Studio ช่วยองค์กรของคุณได้อย่างไร 

1.ยกระดับการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปัญหาที่พบบ่อย – ผู้บริหารหลายคนต้องใช้เวลามากมายไปกับการตรวจสอบงาน หรือการสื่อสารภายในองค์กรล่าช้า เช่น พนักงานไม่เข้าใจกระบวนการทำงานที่ถูกต้อง ต้องสอบถามหัวหน้างานที่อาจไม่ว่างหรือติดประชุมอยู่ 

AI Copilot สามารถตอบคำถาม แนะนำแนวทางการทำงาน ช่วยลดภาระงานที่ไม่จำเป็น และเพิ่มเวลาสำหรับงานที่มีมูลค่าสูงกว่า เช่น 

  • สามารถช่วยให้คำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องของบริษัทได้ 
  • สามารถตอบคำถามพนักงานเกี่ยวกับนโยบายของบริษัทได้โดยอัตโนมัติ 

2.สร้างประสบการณ์ที่ดีกว่าให้กับลูกค้าของเรา 

ปัญหาที่พบบ่อย – ทีมขายและทีมบริการลูกค้าอาจใช้เวลาไปกับงานตอบคำถามลูกค้าเดิม ๆ หรือในกรณีลูกค้าพบปัญหาเร่งด่วน ที่อาจจะอยู่นอกเวลาทำงานขององค์กร ทีมขายและบริการไม่สามารถตอบสนองได้รวดเร็วพอ 

AI Copilot สามารถช่วยตอบคำถามลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง ทำให้ทีมขายและทีมบริการสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้ยอดขายเพิ่มขึ้นและทำให้ลูกค้าพึงพอใจได้มากขึ้น เช่น 

  • สามารถตอบคำถามลูกค้าได้ 24 ชั่วโมง ไม่มีวันหยุด 
  • ตอบคำถามและช่วยเหลือลูกค้าได้ทันที ไม่ต้องรอทีมงาน 
  • ช่วยคัดกรองความสำคัญของงานจากการสอบถามกับลูกค้า ก่อนจะมอบหมายให้พนักงานดำเนินการต่อ ช่วยให้การจัดการงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น 
  • การแยกปัญหาที่เข้ามาและส่งไปตามแผนกที่ดูแลได้อย่างถูกต้อง 
  • สามารถนำเสนอรายละเอียดสินค้าหรือบริการที่เหมาะสมกับสิ่งที่ลูกค้ากำลังมองหาอยู่ได้ทันที 

3.เรียกดูข้อมูลจากหลายแหล่งได้อย่างรวดเร็ว 

ปัญหาที่พบบ่อย – องค์กรมักมีข้อมูลจำนวนมหาศาล อาจจะต้องใช้โปรแกรมที่หลากหลายในการเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งทำให้ผู้บริหารและพนักงานเสียเวลาในการเข้าถึงข้อมูล 

AI Copilot จะช่วยให้ผู้บริหารเรียกดูข้อมูลจากหลายแหล่งได้ทันทีผ่าน Copilot 

  • สามารถเรียกดูข้อมูลของระบบต่าง ๆ ได้ เช่น Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management ผ่านการสอบถามกับ AI Copilot โดยไม่จำเป็นต้องเข้าไปที่ระบบ 
  • ช่วยให้พนักงานสามารถเรียกดูข้อมูลและทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ทำให้ทุกคนในทีมติดตามความคืบหน้าของข้อมูลได้ทันที 
  • ผู้บริหารสามารถเรียกดูข้อมูลด้วยตนเองได้ทุกที่ ทุกเวลา ลดการพึ่งพาพนักงานในการค้นหาข้อมูล 

4.ช่วยให้ทรัพยากรบุคคลสามารถทำงานที่สร้างมูลค่าให้องค์กรได้มากขึ้น

ปัญหาที่พบบ่อย – องค์กรมีงานซ้ำ ๆ ที่สามารถทำด้วยเครื่องมือหรือระบบอัตโนมัติได้ แต่ปัจจุบันเป็นงานของพนักงานทุกคน ทำให้พนักงานต้องเสียเวลาไปกับงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ อาจจะทำให้องค์กรต้องจ้างพนักงานเพิ่มและมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น

ใช้ AI Copilot เป็นผู้ช่วยส่วนตัวของพนักงาน โดยให้ AI Copilot ทำงานที่ต้องทำซ้ำ ๆ เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระพนักงานในองค์กร 

  • ในงานที่ปกติแล้วพนักงานต้องมาทำซ้ำ ๆ ในทุกวัน สามารถให้ AI Copilot ช่วยแบ่งเบาภาระได้ เพื่อให้พนักงานนำเวลาไปทำงานที่มีความสำคัญต่อองค์กร 

ทำไมต้องเลือก Microsoft Copilot Studio? 

ทำไมต้องเลือก Microsoft Copilot Studio?
  • ใช้งานง่ายเพราะออกแบบมาให้ผู้ใช้สามารถเริ่มต้นได้โดยไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคนิค 
  • ปรับแต่งได้ตามความต้องการของธุรกิจ สามารถตั้งค่า AI ให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ 
  • รองรับการเชื่อมต่อที่หลากหลาย เช่น Microsoft 365, Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management และแพลตฟอร์มอื่น ๆ ได้อย่างราบรื่น 
  • รองรับการประมวลผลภาษาธรรมชาติที่ล้ำสมัย สามารถเข้าใจและโต้ตอบกับผู้ใช้ได้อย่างชาญฉลาด 
  • เมื่อพัฒนา Copilot เรียบร้อยแล้ว สามารถนำไปให้บริษัทในเครือใช้งานได้ ไม่จำเป็นต้องพัฒนาใหม่ตั้งแต่ศูนย์ 

ตัวอย่างธุรกิจที่ใช้ Copilot กับ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management

1.ให้ AI Copilot สร้างรายการใบขอซื้อ 

ในธุรกิจ ERP ที่ใช้ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management สามารถสั่งให้ AI Copilot ไปสร้างรายการใบขอซื้อ ผ่าน Chatbot ที่ถูกปรับแต่งบน Copilot Studio โดยระบุว่าอยากให้ทำรายการซื้อสินค้าชนิดใด จากใคร จำนวนเท่าไหร่

  • เช่น “สร้างรายการใบขอซื้อ Notebook ให้พนักงานใหม่ รุ่น AAA จากบริษัท XXX 1 เครื่อง” เป็นต้น ในกรณีที่ลูกค้าลืมระบุข้อมูลที่จำเป็นบางรายการ ทาง AI Copilot สามารถถามกลับไปยังลูกค้า เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ครบถ้วนก่อนไปสร้างรายการในระบบ 

2.ให้ AI Copilot ช่วยทำกระบวนการทางธุรกิจแทนผู้ใช้ 

ในบางธุรกิจ การขายสินค้าจะมีกระบวนการทางธุรกิจก่อนออกใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าอยู่ 3 ขั้นตอน คือ

  1. การเปิดใบสั่งขาย (Sales order)
  2. การหยิบสินค้าจากในคลัง (Pick)
  3. การห่อสินค้า (Pack)

ถ้าทั้ง 3 ขั้นตอนคือคนทำคนเดียวกัน ผู้ใช้รายนั้นต้องทำทั้ง 3 ขั้นตอนด้วยตนเอง ซึ่งการทำทั้ง 3 ขั้นตอน จะอยู่ในหน้าจอที่แตกต่างกัน หากมีการใช้งาน AI Copilot ที่ถูกปรับแต่งแล้ว ผู้ใช้สามารถส่งคำสั่งให้ AI Copilot ทำทั้ง 3 ขั้นตอนนี้ผ่าน Chatbot ได้ในหน้าจอเดียว โดยที่ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปทำรายการเอง และหากในบางธุรกิจ บางองค์กร ต้องการเพิ่มขั้นตอนที่ 4 ให้ AI Copilot ออกใบแจ้งหนี้ให้ด้วย ก็สามารถทำได้เช่นกัน 

3.การสอบถามข้อมูลผ่าน AI Copilot ที่เป็นข้อมูลที่อยู่นอกระบบ 

โดยปกติ ผู้ใช้สามารถใช้ AI Copilot เพื่อขอคำแนะนำในการใช้งานระบบ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management ได้ ผ่านการสอบถามกับ Chatbot แต่หากผู้ใช้ต้องการเพิ่มความสามารถของ AI Copilot ให้รองรับการสอบถามข้อมูลที่อยู่นอกระบบ ผู้ใช้สามารถขยายความสามารถของ AI Copilot ด้วยตัวเองได้ ผ่านการผสานข้อมูลภายนอกเข้าไปใน Copilot Studio เพื่อให้ AI Copilot สามารถนำมาเป็นแหล่งข้อมูลในการตอบผู้ใช้

  • เช่น สามารถสอบถามข้อมูลที่อยู่ใน Public website หรือ SharePoint ที่องค์กรกำหนด เป็นต้น 

4.ข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับ Copilot บนระบบ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management:

ถึงเวลายกระดับธุรกิจของคุณแล้ว! 

หากคุณกำลังมองหาผู้ช่วย AI Copilot ส่วนตัวอัจฉริยะที่สามารถปรับใช้ได้อย่างยืดหยุ่น และมีความเชี่ยวชาญในการทำงาน พร้อมเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับระบบ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management เพื่อขยายโอกาสทางธุรกิจ และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน การประสานพลังของ Microsoft Copilot Studio คือคำตอบของคุณ 

📞 ติดต่อเราเพื่อขอคำปรึกษากับทีมผู้เชี่ยวชาญ 

เวลาทำการ: Mon-Fri 9:00-18:00 

Email: SalesTeam@innovizsolutions.com 

Website: Innoviz Solutions 

Telephone: (662) 6514542 

CONTACT US!

/by

สิ่งที่ธุรกิจในยุคดิจิทัลกำลังมองหา

ในยุคปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจเกิดขึ้นรวดเร็วและต่อเนื่อง ส่งผลให้องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาเครื่องมือหรือแนวทางที่ช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพ ทันสมัย และสามารถปรับตัวได้ทันต่อความต้องการของยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะในด้านการจัดการงานภายในถือว่าเป็นส่วนสำคัญ

ซึ่งสิ่งที่หลาย ๆ องค์กรให้ความสนใจและกำลังมองหาในปัจจุบันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร มีดังนี้

  • ความสามารถในการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และทำงานซ้ำซ้อนได้อย่างอัตโนมัติ
  • ความรวดเร็วในการทำงานและการเข้าถึงข้อมูลแบบ Real Time
  • การเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายระบบเข้าด้วยกัน เพื่อให้ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ
  • ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป

แม้ในหลายองค์กรจะตระหนักถึงความสำคัญของสิ่งเหล่านี้ แต่ระบบการทำงานในปัจจุบันกลับยังไม่รองรับได้อย่างเต็มที่

หากลองย้อนกลับไปดูการทำงานในแต่ละแผนก จะพบว่าทุกแผนกล้วนมีขั้นตอนของตัวเอง แต่ภาพรวมขององค์กรกลับยังเผชิญกับปัญหาความล่าช้า ข้อมูลไม่สอดคล้อง และประสิทธิภาพที่ยังไม่เต็มศักยภาพ เพราะแท้จริงแล้ว หลายกระบวนการยังคงพึ่งพาการทำงานแบบ Manual ขาดระบบกลาง และไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลอย่างเป็นระบบ

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ลองมาดูตัวอย่างของกระบวนการที่มีอยู่ในทุกองค์กร

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (PR – PO) เกิดอะไรขึ้นบ้าง? ในกระบวนการนี้

  • พนักงานเขียนใบขอซื้อ (PR) ลงบนฟอร์มกระดาษ
  • ส่งเอกสารใบขอซื้อให้หัวหน้าเพื่อขออนุมัติลายเซ็นทีละคน
  • หลังจากที่มีการอนุมัติครบแล้ว ฝ่ายจัดซื้อต้องกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง เพื่อออกใบสั่งซื้อ (PO)
  • ส่งเอกสารใบขอซื้อให้ผู้มีอำนาจลงนาม

หรือจะเป็น กระบวนการขอเบิกค่าใช้จ่าย (Expense) ที่แทบทุกองค์กรใช้งานกันเป็นปกติ

  • พนักงานเขียนใบขอเบิกค่าใช้จ่ายลงบนฟอร์มกระดาษ พร้อมแนบใบเสร็จ
  • ส่งเอกสารใบขอซื้อให้หัวหน้าเพื่อขออนุมัติลายเซ็นทีละคน
  • ฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเอกสารแนบ

จะเห็นว่า ทั้ง 2 กระบวนการดูเหมือนจะมีขั้นตอนการทำงานปกติ ไม่มีอะไรซับซ้อน แต่รู้หรือไม่ กระบวนการเหล่านี้มีปัญหาที่แอบแฝงอยู่ นั่นคือ

  • เอกสารสำคัญ เช่น ใบเสร็จ ตกหล่น หาไม่เจอ
  • ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
  • ไม่สามารถติดตามสถานะ หรือมีประวัติว่าใครเป็นผู้อนุมัติ
  • ในกรณีที่ผู้อนุมัติไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน หรือไปพบลูกค้า ต้องรอจนกว่าผู้อนุมัติจะกลับมา
  • กว่าจะสิ้นสุดกระบวนการ อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์

ลองจินตนาการดูว่า จะเป็นอย่างไร ถ้ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือกระบวนการขอเบิกค่าใช้จ่าย ไม่ต้องตามหาผู้อนุมัติ ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะหาย การอนุมัติรวดเร็วขึ้น 3 เท่า ทำให้การทำงานระหว่างแผนกรวดเร็วมากขึ้น สามารถอนุมัติกระบวนการให้เสร็จได้ภายใน 1 วัน

ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้จริง ด้วยระบบที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงคน ข้อมูล และกระบวนการเข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อด้วย K2 Workflow คือคำตอบสำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนจากการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ สู่การทำงานในยุค Digital อย่างแท้จริง

ทำความรู้จักกับ K2 Application

K2 เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างกระบวนการทำงาน (Workflow) และฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดจำนวนมาก ด้วยเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อรองรับทั้งการทำงานภายใน (เช่น การขออนุมัติเอกสาร การจัดการคำขอจากพนักงาน) ไปจนถึงกระบวนการที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร K2 ช่วยให้ทีมสามารถพัฒนา ปรับปรุง และควบคุม Workflow ได้ด้วยตนเอง ลดการพึ่งพา IT และเพิ่มความรวดเร็วในการปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง

5 ข้อดีเมื่อองค์กรเลือกใช้ K2 จัดการ Workflow

1. ลดการใช้เอกสารกระดาษ

K2 ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนกระบวนการที่เคยต้องใช้เอกสารจริงในรูปแบบกระดาษ ให้กลายเป็นแบบฟอร์มออนไลน์ที่กรอกและส่งเข้าระบบได้ทันที ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ และพื้นที่จัดเก็บ อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร

2. เปลี่ยนงาน Manual ให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ในกระบวนการทำงานทั่วไป มักมีขั้นตอนที่พนักงานต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ หลายรอบ เช่น กรอกชื่อพนักงาน รหัสพนักงาน วันที่ รายละเอียดรายการ หรือยอดเงิน ลงในเอกสารหลายชุดหรือหลายฟอร์ม แม้จะเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อต้องทำซ้ำบ่อย ๆ ก็กลายเป็นภาระที่ใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย การมี K2 จะช่วยลดภาระเหล่านี้ด้วยฟอร์มที่เชื่อมโยงข้อมูลภายในระบบให้โดยอัตโนมัติ

3. ทำให้การอนุมัติเป็นระบบและตรวจสอบย้อนหลังได้

K2 จะช่วยให้ทุกการอนุมัติง่ายต่อการติดตาม และง่ายต่อการอนุมัติแบบมีลำดับชัดเจน สามารถตรวจสอบสถานะได้แบบ Real time นอกจากนี้ยังสามารถตั้งเงื่อนไขล่วงหน้า เช่น หากเกินระยะเวลาที่กำหนด ให้แจ้งเตือนอัตโนมัติ หรือส่งต่อให้ผู้มีสิทธิ์อนุมัติคนถัดไป ช่วยลดเวลาการทำงานโดยรวม และทำให้งานไม่ค้างอยู่กับใครนานเกินไป

4. เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กรได้อย่างยืดหยุ่น

K2 รองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์กรที่มีอยู่เดิม ไม่ว่าจะเป็นระบบ HR, ERP, Finance, Document Management หรือฐานข้อมูลกลางต่าง ๆ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบทั้งหมดใหม่ ช่วยให้องค์กรสามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นมาใช้ใน Workflow ได้อย่างราบรื่น เช่น ดึงข้อมูลพนักงานจากระบบ HR มาเติมในแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ หรือตรวจสอบวงเงินจากระบบบัญชีก่อนอนุมัติการใช้จ่าย

5. พัฒนาไว เปลี่ยนแปลงง่าย ด้วย Platform แบบ Low-code

K2 สามารถพัฒนา Application และ Workflow ต่าง ๆ โดยใช้แนวทาง Low-code ด้วยการใช้เครื่องมือแบบลากวาง (Drag & Drop) ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถออกแบบฟอร์ม จัดลำดับขั้นตอน และตั้งเงื่อนไขต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดจำนวนมาก หรือแม้แต่คนที่ไม่ใช่สาย IT ก็สามารถเข้าใจและใช้งานได้ ช่วยลดเวลาในการพัฒนา ปรับเปลี่ยนระบบได้อย่างรวดเร็ว

ยกระดับองค์กรสู่ดิจิทัลด้วย K2

หลังจากที่ใช้งาน K2 องค์กรต่าง ๆ เริ่มเห็นความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนในกระบวนการทำงาน ทั้งในแง่ของความรวดเร็ว ความแม่นยำ และความยืดหยุ่น รวมถึงการสร้างและปรับแต่ง Workflow ที่ง่ายและรวดเร็วด้วย Platform แบบ Low-code

ลดเวลาในการทำงาน 30%

  • องค์กรสามารถลดเวลาในการทำงานและจัดการงานต่าง ๆ ลงได้ถึง 30% เนื่องจากพนักงานสามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็วผ่าน Workflow ที่เป็นระบบ ช่วยลดความซ้ำซ้อน และทำให้การดำเนินงาน การตัดสินใจ รวมถึงการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังคล่องตัวมากขึ้น

เพิ่มความเร็วการจัดทำเอกสาร 4 เท่า

  • การจัดทำเอกสารด้านการขายและการออกใบเสนอราคาสามารถทำได้เร็วขึ้นถึง 4 เท่า จากเดิมที่อาจต้องใช้เวลาหลายวัน เหลือเพียงแค่ไม่กี่ชั่วโมง ด้วยแบบฟอร์มที่คำนวณข้อมูลให้อัตโนมัติ

พัฒนา Application ได้อย่างรวดเร็วด้วย Platform แบบ Low-code

  • การพัฒนา Application สามารถทำได้เร็วขึ้นถึง 30% ด้วย Platform แบบ Low-code ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีทักษะ Programming สูง ก็สามารถพัฒนาและปรับเปลี่ยนระบบได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาการพัฒนาระบบใหม่และการปรับปรุงระบบเดิม

ตัวอย่างการใช้งาน K2 ในกระบวนการทำงานของแต่ละแผนก

K2 สามารถนำไปปรับใช้กับกระบวนการต่าง ๆ ได้ในหลายแผนก ช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น ลดความซับซ้อน และลดภาระงาน Manual ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

👩‍💼Human Resources Department

ในการทำงานของฝ่าย HR อาจมีบางส่วนที่ต้องทำงานแบบ Manual เช่นการเบิกค่าใช้จ่าย ที่ต้องตรวจสอบข้อมูลจำนวนมาก ๆ ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ เมื่อนำ K2 มาใช้งาน จะช่วยลดงานทำงานในบางส่วน และช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual ได้ โดยฝ่าย HR จะมี Process ตัวอย่างที่นำมาใช้งานกับ K2 ดังต่อไปนี้

  • Request Expense
  • Leave Request
  • Recruitment System

🔄 Operations Department

  • Fixed Asset Management
  • Vendor Management

📋 Accounting & Financial Department

  • Purchase Request & Purchase Order
  • Petty Cash
  • Cash Advance

เพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจด้วย K2

หลังจากที่องค์กรเลือกใช้งาน K2 ในการจัดการ Workflow จะเห็นว่า K2 จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานจากการดึงข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ ระบบตรวจสอบข้อมูลในระหว่างกระบวนการอนุมัติ เอกสารหลักฐานสามารถแนบเป็นไฟล์ ไม่ต้องกังวลว่าจะหาย ทุกขั้นตอนการอนุมัติสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยเป็นการปรับปรุงกระบวนการภายในให้เป็นกระบวนการที่ทันสมัยใช้งานง่ายและเป็นประโยชน์ให้กับทุกคนองค์กร หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาสิ่งที่ตอบโจทย์ในยุคดิจิทัล Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม สามารถติดต่อเราได้ที่: 

Email: SalesTeam@innovizsolutions.com 

Tel: 02-6514542 

Website: Innoviz Solutions 

CONTACT US!

อ้างอิง:

https://www.innovizsolutions.com/k2/

/by

เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ด้วย Feature “ปรับวันที่อัตโนมัติ” ใน Dynamics 365

การบริหารจัดการกระบวนการด้านบัญชีเจ้าหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการเงินองค์กร ในหลายกรณี การบันทึกใบแจ้งหนี้ในช่วงที่งวดบัญชีปิดไปแล้ว อาจก่อให้เกิดความล่าช้า ความผิดพลาด หรือภาระงานในการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O) จึงได้เพิ่ม Feature “Adjust posting date automatically during invoice posting” ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถปรับวันที่บันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติให้สอดคล้องกับงวดบัญชีที่เปิดใช้งานอยู่

Feature นี้ไม่เพียงเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการใบแจ้งหนี้ แต่ยังช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ และลดความผิดพลาดจากการแก้ไขวันที่ด้วยตนเอง

📌 Feature Adjust posting date automatically during invoice posting คืออะไร?

โดยปกติ หากวันที่ในใบแจ้งหนี้อยู่ช่วงที่งวดบัญชีปิดไปแล้ว ระบบจะไม่อนุญาตให้ทำการโพสต์ และผู้ใช้จะต้องเปลี่ยนวันที่ด้วยตนเอง ซึ่งอาจทำให้เสียเวลา หรือเกิดข้อผิดพลาดได้

Feature นี้ช่วยให้ระบบสามารถปรับวันที่โพสต์ให้อัตโนมัติได้ ตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น:

  • ขยับวันที่ไปยังวันถัดไปที่สามารถโพสต์ได้
  • เลือกวันที่เริ่มต้นของงวดบัญชีถัดไป
  • ปรับให้เป็นวันที่ภายในช่วงที่อนุญาตโดย user หรือตาม period ของบริษัท

✅ ประโยชน์ของ Feature Adjust posting date automatically

  • เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพในการทำบัญชี
  • ลดงาน manual ในการแก้ไขวันที่ด้วยตนเอง
  • ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
  • ช่วยให้กระบวนการโพสต์ใบแจ้งหนี้ไม่สะดุด แม้จะมีปัญหาเรื่องวันที่

⚙️ เริ่มใช้งาน Feature

1. Enable Feature

สามารถเปิดใช้งาน Feature นี้ได้ผ่าน Feature management workspace โดย Feature นี้มีชื่อว่า “Adjust posting date automatically during invoice posting”

เมื่อเปิดใช้แล้ว จะมีการเพิ่มการตั้งค่าใหม่ในหน้า Accounts payable parameters ให้สามารถกำหนดเงื่อนไขในการปรับวันที่ได้

2. Setup Parameters

Path : Account payable > Setup > Account payable parameters > Ledger and sales tax

โดยมีตัวเลือกการตั้งค่าหลายแบบให้เลือกตามความต้องการของธุรกิจ เช่น:

  • No change – ระบบจะไม่เปลี่ยนแปลงวันที่บันทึกบัญชี
  • Always change posting date to system date – ระบบจะเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันที่ของระบบทุกครั้งโดยไม่สนใจว่า period is closed or on hold หรือไม่
  • Change posting date to system date when posting date period is closed or on hold – ระบบจะทำการเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันที่ของระบบเมื่อช่วงงวดบัญชีเดิมถูกปิดหรืออยู่ในสถานะพัก
  • Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold – ระบบจะเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันแรกของงวดบัญชีใหม่ที่เปิดอยู่

 📝 ตัวอย่างการทำงาน

Case :  Parameter = “Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold”  (หากวันที่เดิมอยู่ในงวดที่ปิดหรือ on hold ระบบจะ เปลี่ยนไปเป็นวันแรกของงวดถัดไปที่เปิด)

  • Invoice date = 19 พ.ค. 2025, Period of Invoice date = On hold
  • Posting date = 5 มิ.ย 2025 , Period of System date = Open
  • Parameter = Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold

Result : Invoice date = 1 มิ.ย 2025

⚠️ ผลกระทบของการเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชี

เมื่อมีการเปลี่ยนวันที่ลงบัญชีในใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย (Pending Vendor Invoice) ที่ยังไม่ลงบัญชี การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกระทบดังต่อไปนี้:

1. Due date (วันครบกำหนด)

📌หากไม่มีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) ระบบจะคำนวณวันครบกำหนด (Due date) ใหม่โดยอิงจาก “วันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date)” และ “เงื่อนไขการชำระเงิน (Term of payment)”

  • ตัวอย่าง: เดิม Posting date = 1 มิ.ย. 2025, ไม่ระบุ Invoice date, Term of payment = 30 วัน, Due date = 1 ก.ค. 2025
  • ผลลัพธ์: หากเปลี่ยน Posting date เป็น 5 มิ.ย. 2025 → Due date จะขยับเป็น 5 ก.ค. 2025

📌หากมีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) แล้ว การเปลี่ยนวันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date) จะ ไม่ ส่งผลต่อวันครบกำหนด (Due date)

  • ตัวอย่าง: Invoice date = 1 มิ.ย. 2025, Posting date เปลี่ยนเป็น 10 มิ.ย. 2025
  • ผลลัพธ์: Due date ยังคงอิงจาก Invoice date เดิม

2. Cash discount date (วันที่ใช้คำนวณส่วนลดเงินสด)

📌หากไม่มีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) ระบบจะใช้วันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date) เพื่อคำนวณส่วนลดเงินสด

  • ตัวอย่าง: ไม่ระบุ Invoice date, เปลี่ยน Posting date
  • ผลลัพธ์: วันที่ส่วนลดเงินสด (Cash discount date) เปลี่ยนตามวันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date)

📌หากมีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) อยู่แล้ว ส่วนลดเงินสดจะ ไม่เปลี่ยนแปลง

  • ตัวอย่าง: Invoice date = 1 มิ.ย. 2025, เปลี่ยน Posting date
  • ผลลัพธ์: ไม่มีผลต่อ cash discount

3. Validation (การตรวจสอบความถูกต้อง)

📌มี 2 ฟิลด์ในแท็บ Invoice ของหน้าการตั้งค่าบัญชีเจ้าหนี้ที่ส่งผลต่อกระบวนการใบแจ้งหนี้:

3.1 หากตั้งค่า Check the invoice number used เป็น Reject duplicates within fiscal year

  • ระบบจะใช้ “วันที่ลงบัญชี Posting date” เพื่อตรวจสอบเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำในระหว่างปีงบประมาณ
  • ดังนั้น ถ้าเปิดใช้ Feature “Adjust posting date” แล้วระบบเปลี่ยน Posting Date ไปยังเดือนใหม่หรือปีใหม่โดยอัตโนมัติ อาจทำให้ระบบ ไม่ตรวจพบว่าเป็นใบแจ้งหนี้ซ้ำ เพราะอยู่คนละปีงบประมาณ
  • ข้อควรระวัง: อาจเกิดการบันทึกใบแจ้งหนี้ซ้ำโดยไม่ตั้งใจ หากไม่ได้ตรวจสอบ Invoice Number อย่างละเอียด
    • ตัวอย่าง: หาก Posting date เปลี่ยนเป็นปีใหม่
    • ผลลัพธ์: ระบบอาจไม่ถือว่าหมายเลขซ้ำ

3.2 หากตั้งค่า Require document date on vendor invoice เป็น Error

  • ฟิลด์ “วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date)” บนใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ลงบัญชีจะต้องมีค่า หากไม่ระบุจะ Error
  • หาก “วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date)” ช้ากว่าวันที่ลงบัญชี (Posting date) ระบบจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดและไม่สามารถโพสต์ใบแจ้งหนี้ได้
  • ข้อควรระวัง: ตรวจสอบว่า Invoice Date ที่กรอกไว้ ไม่ขัดแย้งกับ Posting Date ที่ระบบปรับให้ เพื่อป้องกันการเกิดปัญหาในการ Post
    • ตัวอย่าง: ใบแจ้งหนี้มาถึงล่าช้า
      • ระบบบัญชีตั้งให้โพสต์ใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเป็นวันรับสินค้า เช่น 30 มิถุนายน 2025 (Posting Date)
      • แต่ผู้ขายส่งใบแจ้งหนี้มาช้ากว่าปกติ และวันที่บนใบแจ้งหนี้คือ 5 กรกฎาคม 2025 (Invoice Date)
    • ผลลัพธ์: nvoice Date = 5 ก.ค. ซึ่งช้ากว่า Posting Date = 30 มิ.ย. ถ้าตั้งค่า Require document date เป็น “Error” ระบบจะไม่ยอมให้บันทึก เพราะวันที่ไม่สัมพันธ์กัน

อ้างอิง:

https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365-release-plan/2021wave2/finance-operations/dynamics365-finance/adjust-posting-date-automatically-during-invoice-posting
CONTACT US!

/by

ทำความรู้จัก e-Tax Package

อะไรคือ e-Tax Invoice ? 

ในยุคดิจิทัลที่ธุรกิจต้องปรับตัวให้ทันสมัย e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ เป็นทางเลือกสำคัญที่ช่วยให้การบริหารจัดการเอกสารภาษีสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเป็นระบบที่ออก จัดส่ง และจัดเก็บใบกำกับภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตามมาตรฐานของกรมสรรพากร

การใช้ e-Tax Invoice ช่วยลดต้นทุน ลดการใช้กระดาษ ลดความผิดพลาดจากการจัดทำเอกสาร และเพิ่มความสะดวกในการตรวจสอบข้อมูล รองรับการทำธุรกรรมออนไลน์ และช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งยังเป็นไปตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร ซึ่งช่วยให้การบริหารภาษีมีความถูกต้องและปลอดภัยมากขึ้นอีกด้วย

e-Tax Invoice มีกี่ประเภท

e-Tax Invoice หรือใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท ดังนี้

1. e-Tax Invoice & e-Receipt (ใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์)

🔸 ไม่จำกัดรายได้
🔸 การรับรองข้อมูลใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์และลงรายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อความถูกต้องและป้องกันการปลอมแปลง
🔸 การส่งมอบสามารถใช้ได้ตามที่ตกลงกันภายใต้ พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
🔸 การจัดการเอกสาร สามารถจัดทำในรูปแบบใดก็ได้ เช่น PDF, PDF/A-3 หรือ XML
🔸 การนำส่งให้สรรพากร สามารถส่งได้ 3 ช่องทาง : Web Upload, Host to Host, Service Provider

2. e-Tax Invoice by Email (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ผ่านอีเมล)

🔸 รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี
🔸 การรับรองเอกสารใช้วิธีประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จาก ETDA
🔸 การส่งมอบเป็นการออก e-Tax Invoice และส่งให้ลูกค้าทางอีเมล
🔸 การจัดการเอกสารอยู่ในรูปแบบบไฟล์ PDF/A-3 โดยมีข้อมูล XML ตามรูปแบบที่กำหนด
🔸การนำส่งสรรพากรสามารถส่งข้อมูลผ่าน e-mail โดยอัตโมัติไม่ต้องนำส่งเอกสารยื่นให้สรรพากรโดยตรง

e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร?

e-Tax Invoice (ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์) และ e-Receipt (ใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์) คือเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้แทนใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินแบบกระดาษ โดยมีมาตรฐานที่กรมสรรพากรกำหนด เพื่อรองรับการทำธุรกรรมดิจิทัล ลดต้นทุน และเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บและตรวจสอบข้อมูล 

ภาพรวมการให้บริการของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

1. การสร้างและออก e-Tax Invoice & e-Receipt

  • ผู้ประกอบการลงทะเบียนเพื่อใช้บริการระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ผ่านทางเว็บไซต์ของกรมสรรพากรให้เรียบร้อย
  • ผู้ประกอบการสามารถสร้าง e-Tax Invoice หรือ e-Receipt ผ่านระบบที่มีเครื่องมือให้กรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น ข้อมูลผู้ขาย, ผู้ซื้อ, รายการสินค้า/บริการ, ราคาสินค้า, จำนวน, อัตราภาษี, ฯลฯ
  • ระบบจะคำนวณภาษีที่ต้องจ่ายและรวมไว้ในใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์
  • ผู้ประกอบการนำออกข้อมูลจากระบบ ERP ส่งให้กับผู้ให้บริการ

2. การรับรองข้อมูล

  • ผู้ให้บริการทำการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) เพื่อรับรองความถูกต้องของเอกสารตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
  • ผู้ให้บริการทำการส่งมอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
  • ผู้ให้บริการทำการจัดทำข้อมูลรูปแบบ XML เพื่อนำส่งให้กับกรมสรรพากร

3. การส่งข้อมูลไปยังกรมสรรพากร

  • ระบบจะส่งข้อมูล e-Tax Invoice และ e-Receipt ไปยังกรมสรรพากรโดยอัตโนมัติ
  • ข้อมูลที่ส่งจะถูกตรวจสอบโดยกรมสรรพากรและได้รับการยืนยันการรับข้อมูล
  • เมื่อกรมสรรพากรตรวจสอบและยืนยันข้อมูลสำเร็จ จะมีการส่งสถานะการรับข้อมูลกลับมายังผู้ประกอบการ

4. การจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูล

  • หลังจากการออก e-Tax Invoice และ e-Receipt ข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บในระบบคลาวด์หรือฐานข้อมูลที่ปลอดภัย
  • ผู้ประกอบการสามารถเข้าไปตรวจสอบหรือดาวน์โหลดใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินย้อนหลังได้ทุกเมื่อ


ประเภทเอกสารที่สามารถจัดทำ e-Tax Invoice & e-Receipt

🔸ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
🔸ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Tax Invoice) ตามมาตรา 86/6 แห่งประมวลรัษฎากร
🔸ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
🔸ใบลดหนี้ (Credit Note) ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
🔸ใบรับหรือใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวล

ซึ่งได้มีการจัดทำข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ด้วยวิธีการที่กรมสรรพากรกำหนด

ประโยชน์ของการใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt ใน ERP

การนำ e-Tax Invoice และ e-Receipt มาใช้ร่วมกับระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ทำให้การบริหารจัดการภาษีและเอกสารทางการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น

INNOVIZ จัดทำ Solution ไว้สำหรับลูกค้า โดยรองรับนโยบายภาครัฐ ไม่ต้องรอกฎหมายบังคับ!

1. Enhancing Efficiency and Precision (ลดขั้นตอนการทำงาน และเพิ่มความแม่นยำ)

✅ ระบบ ERP สามารถออก e-Tax Invoice และ e-Receipt อัตโนมัติ ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ
✅ ลดเวลาการจัดทำและจัดส่งเอกสารไปยังลูกค้า ✅ ช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทสามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ได้สะดวกขึ้น

2. Cost Reduction (ลดต้นทุน)

✅ ลดค่าใช้จ่ายในการพิมพ์เอกสาร การจัดส่ง และการจัดเก็บ
✅ ลดการใช้กระดาษ ช่วยให้ธุรกิจดำเนินงานแบบ Paperless

3. Compliant with Tax Regulations and Standards (รองรับมาตรฐานและกฎหมายภาษีของกรมสรรพากร)

✅ e-Tax Invoice และ e-Receipt และรายงานนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มในระบบ ERP สามารถส่งตรงไปยังกรมสรรพากรในรูปแบบที่ถูกต้อง เช่น XML หรือ PDF/A-3 พร้อมลายเซ็นดิจิทัล
✅ ช่วยให้การจัดการภาษีเป็นไปตามข้อกำหนด ลดความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบ

4. Facilitates Easy Auditing (สะดวกต่อการตรวจสอบ)

✅ ระบบ ERP บันทึก e-Tax Invoice และ e-Receipt ไว้ในฐานข้อมูล ทำให้สามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
✅ ลดความยุ่งยากในการเตรียมเอกสารส่งให้กรมสรรพากร

การทำงานของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะช่วยให้กระบวนการทางภาษีมีความรวดเร็ว แม่นยำ และโปร่งใสมากขึ้น ทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษและลดขั้นตอนที่ยุ่งยากในการจัดการภาษีแบบเดิม

เริ่มใช้งาน e-Tax Package

บริษัท อินโนวิซ โซลูชั่นส์ จำกัด (INNOVIZ) เล็งเห็นถึงความสำคัญของ การจัดทำและนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามนโยบายของภาครัฐ และเพื่ออำนวยความสะดวกรวดเร็วให้กับลูกค้าของเรา INNOVIZ ได้ร่วมมือกับ Partner ที่เป็น e-Tax Provider จัดทำ Solution เรียกว่า “e-Tax Package” เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว สำหรับ Version : Microsoft D365 และ AX2012 หากองค์กรใดสนใจใช้งาน e-Tax Package สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ : (Email : SalesTeam@innovizsolutions.com ,Tel : 02-6514542) หรือ https://www.innovizsolutions.com/contact/

อ้างอิง:

https://etax.rd.go.th/etax_staticpage/app/#/index/aboutinfo#top
CONTACT US!

/by

ยกระดับ ERP ด้วย RPA ตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานจัดการและการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจให้เติบโตยุคดิจิทัล

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจมีความเข้มข้น ประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่ทุกองค์กรต้องการ เทคโนโลยีจึงกลายเป็นตัวแปรสำคัญที่จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถให้ธุรกิจ โดยเฉพาะระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ที่สามารถช่วยรวมข้อมูลและกระบวนการการทำงานต่างๆ ขององค์กร เช่น การเงิน การจัดซื้อ การผลิต และทรัพยากรบุคคล เข้าไว้ในระบบเดียวเพื่อให้สามารถจัดการและมองเห็นข้อมูลได้แบบเรียลไทม์

ยกระดับ ERP ด้วย RPA ตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานจัดการและการวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจให้เติบโตยุคดิจิทัล

อย่างไรก็ตาม หากองค์กรมีกระบวนการทำงานที่ต้องทำซ้ำๆ รวมถึงมีปริมาณข้อมูลมหาศาลจากหลากหลายแหล่งที่มาจนต้องใช้ทรัพยากรและระยะเวลานานในการประมวลผล อีกทั้งยังต้องเชื่อมต่อระบบ ERP กับระบบอื่นๆ ภายในองค์กรหรือกับระบบภายนอก การมีตัวช่วยเพิ่มอย่าง Robotic Process Automation (RPA) จะยิ่งเพิ่มประสิทธิภาพและขีดความสามารถให้ระบบ ERP มากยิ่งขึ้น


RPA คืออะไร ทำไมสำคัญกับธุรกิจ  

Robotic Process Automation (RPA) คือ เทคโนโลยีที่สร้างซอฟต์แวร์โรบอตหรือหุ่นยนต์อัตโนมัติสำหรับทำงานบนระบบคอมพิวเตอร์โดยอัตโนมัติ โดยมีมนุษย์เป็นผู้ออกแบบกระบวนการและขั้นตอนการทำงาน เพื่อให้หุ่นยนต์สามารถทำงานซ้ำๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การป้อนข้อมูล การประมวลผลเอกสาร หรือการตรวจสอบข้อมูล ทำให้ช่วยลดต้นทุนทั้งในด้านเวลาและเงินให้กับธุรกิจในระยะยาว ไม่เพียงแค่ลดภาระงานที่ต้องทำซ้ำๆ แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้ด้วยเช่นกัน 

4 สัญญาณ รู้ได้อย่างไรว่าธุรกิจต้องใช้ RPA บนระบบ ERP



RPA ช่วยธุรกิจได้อย่างไร 

RPA สามารถนำไปปรับใช้กับกระบวนการทำงานต่างๆ ที่เดิมต้องใช้ทรัพยากรและระยะเวลานาน ให้เป็นไปแบบอัตโนมัติ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจในหลากหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็น 

RPA ช่วยธุรกิจได้อย่างไร
  • ลดการทำงานซ้ำซ้อน  

RPA ช่วยให้กระบวนการทำงานที่ซ้ำๆ สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เช่น กระบวนการทางการเงินและบัญชีที่มีการบันทึกข้อมูลเป็นประจำทุกวัน ไม่ว่าจะเป็นการป้อนข้อมูล การจัดทำรายงาน การอัปเดตข้อมูลในระบบ โดยการใช้ RPA เข้ามาช่วยในการทำงาน จะทำให้สามารถนำทรัพยากรที่มีอยู่ไปจัดการงานอื่นๆ เพิ่มเติมได้ 

  • เพิ่มความแม่นยำในการทำงาน    

เมื่อองค์กรต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมาก เช่น การเก็บสถิติจากหลากหลายแหล่ง หรือการตรวจสอบข้อมูลและเอกสารต่างๆ RPA สามารถเข้ามาใช้ทำตามขั้นตอนของกระบวนการที่ถูกออกแบบไว้ โดยปรับกระบวนการทำงานให้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ซึ่งช่วยทำให้งานไม่ตกหล่นและถูกต้องแม่นยำ สามารถลดข้อผิดพลาดจากการทำงานด้วยมนุษย์ 

  • เชื่อมต่อกับระบบหลายระบบ   

แม้ว่า ERP ส่วนใหญ่สามารถจัดการข้อมูลภายในระบบได้ดี แต่เมื่อองค์กรต้องการเชื่อมต่อ ERP กับระบบ Legacy หรือระบบอื่นๆ ที่ไม่มี API รวมถึงข้อมูลที่ต้องดึงจากแหล่งภายนอก การเชื่อมต่ออาจต้องใช้วิธีการซับซ้อนและใช้ระยะเวลานาน โดยการมี RPA สามารถช่วยให้การเชื่อมต่อและแลกเปลี่ยนข้อมูลทำได้ง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้น เช่น การดึงข้อมูลจาก ERP แล้วป้อนเข้าสู่ระบบ CRM ได้แบบเรียลไทม์  

  • ลดต้นทุนและควบคุมค่าใช้จ่ายในระยะยาว

การใช้ RPA สามารถช่วยลดต้นทุนในกระบวนการทำงาน ด้วยการทำงานโดยระบบอัตโนมัติที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายในเรื่องของค่าแรงงานและเวลา อีกทั้งยังสามารถใช้ช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายและคำนวณความคุ้มค่าในการจัดซื้อสินค้าต่างๆ  เช่น การเปรียบเทียบวัสดุประเภทอื่นตามที่ข้อมูลบริษัทมี เพื่อจัดซื้อวัสดุที่ดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุด 

  • เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ  

RPA สามารถใช้ติดตามข้อมูลที่สำคัญๆ ได้แบบเรียลไทม์ เช่น การสรุปยอดขายรายวัน การจัดการระดับสินค้าคงคลัง หรือการติดตามและตรวจสอบสถานะสินค้า ทำให้องค์กรสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์แนวโน้มตลาดและประกอบการตัดสินใจในการหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ ได้อย่างทันท่วงที  

Power Automate Desktop และ UiPath สองเครื่องมือ RPA บน ERP ที่น่าสนใจ 

เมื่อพูดถึงเครื่องมือ RPA ที่ใช้ทำงานร่วมกับระบบ ERP เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการทำงานต่างๆ สองเครื่องมือที่ใช้งานในวงกว้างและได้รับความน่าเชื่อถือคือ Power Automate Desktop และ UiPath ซึ่งมีความสามารถที่แตกต่างกันออกไป และเหมาะสมกับธุรกิจที่ไม่เหมือนกัน 

Power Automate Desktop คืออะไร และเหมาะกับธุรกิจแบบไหน

Power Automate Desktop เป็นแพลตฟอร์ม RPA จาก Microsoft ที่ออกแบบมาสำหรับช่วยงานที่ทำซ้ำเป็นประจำ เช่น การประมวลผลเอกสารหรือการดึงข้อมูลจากระบบ ให้ดำเนินไปโดยอัตโนมัติ โดย Power Automate Desktop เหมาะสำหรับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 หรือ ERP Dynamics 365 สามารถใช้ช่วยลดขั้นตอนที่ต้องใช้มนุษย์ และเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่น  

ทำความรู้จัก Power Automate Desktop

Power Automate Desktop เหมาะกับธุรกิจแบบไหน 

  • ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดใหญ่ – Power Automate Desktop รองรับการทำงานตั้งแต่ผู้ใช้งานรายบุคคลไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ 
  • องค์กรที่ใช้ผลิตภัณฑ์ในเครือ Microsoft – เช่น Office 365, ERP Dynamics 365 หรือ Azure ซึ่งสามารถบูรณาการกับ Power Automate Desktop ได้อย่างง่ายดาย 
  • ธุรกิจที่ต้องการลดขั้นตอนในงานเอกสาร – เช่น การจัดการคำสั่งซื้อ การออกเอกสารภาษี หรือการเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างระบบต่างๆ  

ตัวอย่างกรณีการใช้งาน (Use Case) 

  • การแจ้งเตือนและการจัดการอีเมลอัตโนมัติ 

Power Automate Desktop ช่วยส่งการแจ้งเตือนหรืออีเมลได้แบบอัตโนมัติ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขไฟล์หรือข้อมูลที่สำคัญ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อมีการอัปเดตไฟล์ใน SharePoint หรือการส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ  

  • การเชื่อมต่อข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชัน 

เชื่อมต่อการโยกย้ายหรือแก้ไขข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชันต่าง ๆ เช่น การย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง SharePoint หรือการอัปเดตข้อมูลใน ERP Dynamics 365 เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในส่วนต่างๆ  

  • การจัดการกระบวนการอนุมัติต่างๆ 

สร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับการอนุมัติเอกสารหรือคำขอต่าง ๆ เช่น การอนุมัติคำขอซื้อสินค้า หรือการอนุมัติใบลางาน ช่วยลดเวลาการดำเนินการและเพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการ  

  • การจัดการขั้นตอนการบริการลูกค้า 

เพิ่มความรวดเร็วในิการตอบกลับคำถามหรือแก้ไขปัญหาให้ลูกค้า โดยทำให้เป็นกระบวนการแบบอัตโนมัติ เช่น การส่งคำตอบอัตโนมัติสำหรับคำถามที่พบบ่อย หรือการส่งมอบงานไปยังทีมที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าและลดภาระงานของทีมบริการลูกค้า


UiPath คืออะไร และเหมาะกับธุรกิจแบบไหน 

UiPath เป็นอีกหนึ่งแพลตฟอร์ม RPA ที่มีความโดดเด่นในเรื่องการทำงานร่วมกับระบบที่มีความซับซ้อนและการผสมผสาน AI เข้าไปในกระบวนการทำงาน เช่น การทำ OCR (Optical Character Recognition) เพื่ออ่านข้อมูลจากเอกสาร หรือการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก เหมาะสำหรับธุรกิจที่ต้องการเพิ่มศักยภาพในหลายมิติ เช่น การเงิน การจัดซื้อ และโลจิสติกส์  

ทำความรู้จัก UiPath

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

  • ธุรกิจทุกขนาด – ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการระบบที่ยืดหยุ่น 
  • ธุรกิจที่ต้องการให้กระบวนการซับซ้อนเป็นแบบอัตโนมัติ – เช่น การกระทบยอดบัญชี การจัดซื้อจัดจ้าง หรือการประมวลผลข้อมูลจากเอกสารหลายรูปแบบ 
  • ธุรกิจที่ต้องการเชื่อมต่อกับระบบที่หลากหลาย – เช่น ระบบ ERP ระบบ CRM หรือระบบภายในองค์กรอื่นๆ ผ่าน AI และ Machine Learning  

ตัวอย่างกรณีการใช้งาน (Use Case) 

  • การประมวลผลใบแจ้งหนี้  

UiPath ช่วยให้การดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้และป้อนเข้าสู่ระบบบัญชีเป็นไปแบบอัตโนมัติ ทำให้ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการดำเนินงาน  

  • การจัดการอีเมล 

UiPath สามารถจัดการอีเมลขาเข้าด้วยการจัดหมวดหมู่ ดาวน์โหลดไฟล์แนบ และตอบกลับแบบอัตโนมัติ ทำให้การจัดการอีเมลมีประสิทธิภาพมากขึ้น  

  • การอัปเดตข้อมูลลูกค้า  

UiPath ช่วยให้การอัปเดตข้อมูลลูกค้าในระบบ CRM เป็นแบบอัตโนมัติ ทำให้ลดระยะเวลาการดำเนินงาน และอัปเดตข้อมูลได้อย่างครบถ้วนแบบเรียลไทม์ 

  • การจัดการสินค้าคงคลัง 

UiPath ช่วยให้การอัปเดตสต็อกสินค้าเป็นแบบอัตโนมัติ เช่น การแจ้งเตือนเมื่อสินค้าต่ำกว่าระดับที่กำหนด และการสั่งซื้อสินค้าใหม่ ทำให้ลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความรวดเร็วในการจัดการสินค้าคงคลัง  

เพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจด้วย RPA 

RPA ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและเติบโตในยุคดิจิทัล หากธุรกิจคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม ติดต่อเราได้ที่: 

  • Tel: 02-6514542 
CONTACT US!

/by

ระบบหลังบ้านและ ERP ต้องพร้อมแค่ไหน ก่อนธุรกิจจะ IPO

คงกล่าวได้ว่าการนำบริษัทเข้าตลาดหลักทรัพย์ (IPO) อาจเป็นเป้าหมายของหลายธุรกิจ เพื่อนำเงินระดมทุนไปใช้ในการขยายกิจการในอนาคต อย่างไรก็ตาม กว่าจะไปถึงหมุดหมายของการ IPO นั้น ในระหว่างทางมีขั้นตอนที่ธุรกิจต้องเตรียมการและระบบหลังบ้านที่ต้องเตรียมพร้อมไม่น้อย เนื่องจากเงื่อนไขการจัดทะเบียนเข้าตลาดหลักทรัพย์มีเกณฑ์ต่างๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นหลักเกณฑ์ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SET) หรือ ตลาดหลักทรัพย์ เอ็ม เอ ไอ (mai) ที่ไม่ได้ดูเพียงแค่ตัวเลขรายได้หรือผลกำไรเท่านั้น แต่ยังดูไปจนถึงโครงสร้าง ระบบบัญชี รวมถึงระบบภายในด้วยเช่นกัน ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นอีกตัวช่วยหนึ่งในการบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด


ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรก่อน IPO 

เมื่อตัดสินใจว่าจะจดทะเบียนเข้าตลาดหลักทรัพย์ องค์กรจำเป็นต้องปรับปรุงและพัฒนาให้เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับการเป็นบริษัทจดทะเบียน ทั้งขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ระบบงานต่างๆ ในกิจการ เช่น ระบบบัญชี ระบบการควบคุมภายใน เป็นต้น 

เพราะการจะทำให้ผู้ลงทุนมั่นใจ เข้ามาร่วมลงทุนด้วย จะต้องสร้างความน่าเชื่อถือ มีความโปร่งใสในการดำเนินกิจการ ต้องแสดงให้เห็นว่าบริษัทมีการจัดสรรผลประโยชน์ให้ผู้ถือหุ้นอย่างเป็นธรรม มีคุณสมบัติพร้อมและเป็นมาตรฐาน 

ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรก่อน IPO

ระบบ ERP สามารถเข้าไปช่วยองค์กรเตรียมความพร้อมได้ใน 2 ส่วนหลักๆ

1. ระบบบัญชีและรายงานทางการเงิน 

ก่อนเข้า IPO นั้น ระบบงานหลักส่วนแรกที่ต้องมีการปรับปรุงให้เป็นไปตามเกณฑ์คือระบบการจัดทำงบการเงิน โดยต้องทำให้เป็นไปตามมาตรฐานบัญชี เพื่อให้รายงานทางการเงินสะท้อนความสามารถในการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งก่อนหน้านี้การจัดทำบัญชีโดยทั่วไป ธุรกิจอาจทำบัญชีเพียงเพื่อยื่นต่อกรมสรรพากรสำหรับชำระภาษี 

หากต้องเตรียมตัว IPO ระบบบัญชีเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องจัดการ เพราะธุรกิจต้องเตรียมเอกสารประกอบคำขอ IPO เป็นงบการเงิน 3 ปีล่าสุด และงบไตรมาสล่าสุด ซึ่งต้องเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี จากกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ Non-Publicly Accountable Entities (NPAEs) เป็นมาตรฐานการบัญชีจากกิจการที่มีส่วนได้เสียสาธารณะ Publicly Accountable Entities (PAEs) โดยปัจจุบันประเทศไทยใช้มาตรฐานการรายงานทางการเงิน Thai Financial Reporting Standards (TFRS)  

การมีระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดเตรียมและจัดทำผลการดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จากการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน ไม่กระจัดกระจาย ง่ายต่อการค้นหาและนำข้อมูลมาใช้งาน เมื่อเอกสารและรายงานทางการเงินได้รับการจัดการอย่างมีระบบ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถออกงบการเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น  

2. ระบบการควบคุมภายใน  

เรื่องระบบควบคุมภายใน นับเป็นอีกเรื่องที่มีผลต่อการพิจารณาอนุญาต IPO โดยระบบควบคุมภายในอาจแบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่ๆ  

  • Operational Control การมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอต่อการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ สามารถป้องกัน บริหารจัดการความเสี่ยงหรือความเสียหายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างของการมีระบบการควบคุมภายใน เช่น การจัดทำเอกสารหลักฐานประกอบการทำรายการและจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อให้ตรวจสอบได้ การกระทบยอดและการสอบทาน การตรวจนับ สินค้าคงเหลือ เป็นต้น 
  • Management Control การมีระบบการควบคุมด้านการบริหารจัดการ ที่แสดงให้เห็นว่ามีระบบ Check and Balance ที่ดี มีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร และปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ มีการกำหนดอำนาจอนุมัติชัดเจนและเหมาะสม หากเป็นรายการที่มีมูลค่าสูงควรให้คณะกรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติ 

ในการบริหารจัดการระบบการควบคุมภายใน การมีระบบ ERP สามารถเข้ามาช่วยได้ทั้งในส่วนที่เป็น Operational Control และ Management Control เนื่องจากระบบ ERP เป็นระบบที่เชื่อมโยงการทำงานภายในองค์กรครอบคลุมได้ทุกส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นระบบการเบิกจ่ายสินค้า หรือระบบอนุมัติต่างๆ ทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างมีขั้นตอน สามารถตรวจสอบได้ นอกจากนี้ การมีระบบยังช่วยสร้างความมั่นใจว่า องค์กรมีการเก็บข้อมูลครบถ้วน ปลอดภัย สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ตามตำแหน่งหน้าที่ แม้ว่าไม่ได้มีข้อกำหนดโดยตรงเกี่ยวกับระบบ ERP แต่การมีระบบที่ดีมีมาตรฐานจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบทั้ง Internal Audit และ External Audit ผ่านไปได้อย่างราบรื่น 

IPO แล้วยังไม่จบ ภารกิจยังมีต่อ 

ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจอย่างไรหลัง IPO

การ IPO อาจถือได้ว่าเป็นจุดหมายแรกในการเปลี่ยนผ่านสู่การเป็นบริษัทจดทะเบียน ซึ่งเมื่อเป็นบริษัทจดทะเบียนแล้ว ย่อมมีภารกิจสำคัญตามมาคือการสร้างความมั่นใจให้กับผู้เกี่ยวข้องรวมไปถึงผู้ถือหุ้นว่า บริษัทมีการดำเนินงานที่เป็นระบบ และมีความโปร่งใส โดยหน้าที่ของบริษัทจดทะเบียนประกอบไปด้วย 

1. การเปิดเผยข้อมูล 

การเปิดเผยข้อมูลให้กับสาธารณะจะต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา เพื่อประกอบการตัดสินใจลงทุน โดยข้อมูลที่ต้องเปิดเผยอาจแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ 1. ข้อมูลที่ต้องรายงานตามรอบระยะเวลาบัญชี ได้แก่ งบการเงินรายไตรมาส งบการเงินประจำปี แบบแสดง รายการข้อมูลประจำปี (แบบ 56-1) และรายงานประจำปี  (แบบ 56-2) รวมไปไปถึง และ 2. ข้อมูลที่ต้องรายงานตามเหตุการณ์ โดยเปิดเผยตามความสำคัญของข้อมูล เช่น ข้อมูลที่ต้องเปิด ข้อมูลที่ต้องเปิดเผยทันที ได้แก่ การได้มาหรือจำหน่ายสินทรัพย์ การเพิ่มทุนลดทุน การซื้อหุ้นคืน การไม่จ่ายเงินปันผล เป็นต้น รวมไปถึงข้อมูลที่ต้องเปิดเผยภายใน 3 วัน เช่น การย้ายที่ตั้งสำนักงานใหญ่ การเปลี่ยนแปลงกรรมการ และข้อมูลที่ต้องเปิดเผยภายใน 14 วัน ได้แก่ รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น  

จากความสำคัญเรื่องการเปิดเผยข้อมูล จะเห็นได้ว่า การมีระบบ ERP ที่มีมาตรฐานจะช่วยให้ธุรกิจปิดงบการเงินได้รวดเร็ว มีการเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการตรวจสอบ และสามารถเปิดเผยข้อมูลได้ครบถ้วนถูกต้อง

2. การสร้างการเติบโตในอนาคต

การผลักดันให้บริษัทเติบโตหลัง IPO เป็นอีกภารกิจสำคัญ ซึ่งในยุคปัจจุบัน “ข้อมูล” คือสิ่งที่จะขาดไปไม่ได้ในการทำธุรกิจ การมีระบบ ERP ซึ่งฐานข้อมูลหลังบ้านที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลเชิงลึกที่ครบถ้วนและเรียลไทม์ เพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจและสร้างผลลัพธ์จากการลงทุนได้อย่างคุ้มค่าที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการขยายสาขา การทำการตลาด หรือการลงทุนในกิจการอื่นๆ  

นอกจากนี้ ระบบ ERP มีความสำคัญอย่างมากเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น โดยระบบหลังบ้านควรสามารถรองรับการขยายตัวในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นระบบการบริหารจัดการภายใน (Operation) ระบบบัญชี หรือระบบซัพพลายเชน ไม่เช่นนั้นอาจทำให้ธุรกิจมีต้นทุนในการเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ (Switching cost) ซึ่งมีผลให้ต้องกลับไปติดตั้งระบบใหม่ จนเสี่ยงไม่ทันกับการขยายตัว และมีผลต่อผลประกอบการที่นักลงทุนคาดหวัง รวมถึงเงินลงทุนที่เพิ่มขึ้นจากการลงทุนซ้ำซ้อน


Checklist ลงทุน ERP อย่างไร เมื่อธุรกิจจะ IPO 

Checklist ลงทุน ERP อย่างไร เมื่อธุรกิจจะ IPO

คำถามน่าคิดคือเมื่อระบบ ERP มีความสำคัญทั้งสำหรับช่วงก่อน IPO และหลัง IPO ธุรกิจควรลงทุนในระบบ ERP อย่างไร จึงจะสามารถรองรับการเติบโตได้ในระยะยาว ซึ่งจากประสบการณ์ของ Innoviz Solutions ที่ปรึกษาชั้นนำและผู้ให้บริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain ได้รวบรวมเช็กลิสต์เบื้องต้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจลงทุน ERP  

  • ควรลงทุนในระบบ ERP ล่วงหน้าอย่างน้อย 2-3 ปี เนื่องจากต้องมีการเก็บข้อมูลย้อนหลัง 
  • ควรเริ่มลงทุน ERP ในส่วนที่เป็นระบบการเงินก่อน (Finance) แล้วค่อยขยายไประบบซื้อขาย (Supply chain) หรือระบบการผลิต (Production) 
  • เลือกลงทุนในระบบ ERP ที่มีมาตรฐานและได้รับการยอมรับ   
  • ควรลงทุนกับระบบ ERP ล่วงหน้า เพราะ IPO คือการขยายกิจการ หากมาดำเนินการย้อนหลังจะไม่สามารถรองรับการขยายตัวได้ 

คำถามน่าคิดคือเมื่อระบบ ERP มีความสำคัญทั้งสำหรับช่วงก่อน IPO และหลัง IPO ธุรกิจควรลงทุนในระบบ ERP อย่างไร จึงจะสามารถรองรับการเติบโตได้ในระยะยาว ซึ่งจากประสบการณ์ของ Innoviz Solutions ที่ปรึกษาชั้นนำและผู้ให้บริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain ได้รวบรวมเช็กลิสต์เบื้องต้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจลงทุน ERP  

นอกจากนี้ Innoviz มองว่า เรื่อง “บุคลากร” เป็นอีกปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ให้เกิดขึ้นจริง ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการผลักดันอย่างต่อเนื่องทั้งจากผู้บริหารและฝ่ายปฏิบัติการ 

  • บริหาร – มีบทบาทสำคัญในการกำหนดและวางนโยบายการทำงาน เพื่อให้สามารถนำระบบ ERP มาใช้ควบคุมกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ให้เป็นไปตามนโยบายดังกล่าว เช่น การอนุมัติเอกสารต่างๆ แนวทางการจัดการด้านต้นทุน เป็นต้น  
  • ฝ่ายปฏิบัติการ – มีบทบาทในการปฏิบัติตามกระบวนการต่างๆ เพื่อช่วยให้การบันทึกข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้อง สามารถนำข้อมูลดังกล่าวที่อยู่ในระบบไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างแม่นยำ

Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการในหลากหลายอุตสาหกรรม ซึ่งประสบความสำเร็จมากกว่า 400 บริษัท ด้วยบริการด้าน ERP และ BPI (Business Process Improvement) ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ : (Email : SalesTeam@innovizsolutions.com ,Tel : 02-6514542) หรือ https://www.innovizsolutions.com/contact/ 

ขอบคุณข้อมูลจาก 

IPO roadmap guidebook : เส้นทางสู่การเป็นบริษัทจดทะเบียน 

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://media.live-platforms.com/livepltf/Documents/2023/Dec/ipo-roadmap-guidebook.pdf 

CONTACT US!

/by