เพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการบัญชีเจ้าหนี้ด้วย Feature "ปรับวันที่อัตโนมัติ" ใน Dynamics 365

การบริหารจัดการกระบวนการด้านบัญชีเจ้าหนี้อย่างมีประสิทธิภาพ ถือเป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญของการเงินองค์กร ในหลายกรณี การบันทึกใบแจ้งหนี้ในช่วงที่งวดบัญชีปิดไปแล้ว อาจก่อให้เกิดความล่าช้า ความผิดพลาด หรือภาระงานในการแก้ไขข้อมูลย้อนหลัง เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (D365 F&O) จึงได้เพิ่ม Feature “Adjust posting date automatically during invoice posting” ซึ่งช่วยให้ระบบสามารถปรับวันที่บันทึกบัญชีโดยอัตโนมัติให้สอดคล้องกับงวดบัญชีที่เปิดใช้งานอยู่

Feature นี้ไม่เพียงเพิ่มความยืดหยุ่นในการจัดการใบแจ้งหนี้ แต่ยังช่วยลดภาระงานของเจ้าหน้าที่บัญชีเจ้าหนี้ และลดความผิดพลาดจากการแก้ไขวันที่ด้วยตนเอง

📌 Feature Adjust posting date automatically during invoice posting คืออะไร?

โดยปกติ หากวันที่ในใบแจ้งหนี้อยู่ช่วงที่งวดบัญชีปิดไปแล้ว ระบบจะไม่อนุญาตให้ทำการโพสต์ และผู้ใช้จะต้องเปลี่ยนวันที่ด้วยตนเอง ซึ่งอาจทำให้เสียเวลา หรือเกิดข้อผิดพลาดได้

Feature นี้ช่วยให้ระบบสามารถปรับวันที่โพสต์ให้อัตโนมัติได้ ตามกฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น:

ขยับวันที่ไปยังวันถัดไปที่สามารถโพสต์ได้
เลือกวันที่เริ่มต้นของงวดบัญชีถัดไป
ปรับให้เป็นวันที่ภายในช่วงที่อนุญาตโดย user หรือตาม period ของบริษัท

✅ ประโยชน์ของ Feature Adjust posting date automatically

เพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพในการทำบัญชี
ลดงาน manual ในการแก้ไขวันที่ด้วยตนเอง
ลดข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี
ช่วยให้กระบวนการโพสต์ใบแจ้งหนี้ไม่สะดุด แม้จะมีปัญหาเรื่องวันที่

⚙️ เริ่มใช้งาน Feature

1. Enable Feature

สามารถเปิดใช้งาน Feature นี้ได้ผ่าน Feature management workspace โดย Feature นี้มีชื่อว่า “Adjust posting date automatically during invoice posting”

เมื่อเปิดใช้แล้ว จะมีการเพิ่มการตั้งค่าใหม่ในหน้า Accounts payable parameters ให้สามารถกำหนดเงื่อนไขในการปรับวันที่ได้

2. Setup Parameters

Path : Account payable > Setup > Account payable parameters > Ledger and sales tax

โดยมีตัวเลือกการตั้งค่าหลายแบบให้เลือกตามความต้องการของธุรกิจ เช่น:

No change – ระบบจะไม่เปลี่ยนแปลงวันที่บันทึกบัญชี
Always change posting date to system date – ระบบจะเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันที่ของระบบทุกครั้ง
Change posting date to system date when posting date period is closed or on hold – ระบบจะเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันที่ของระบบเฉพาะเมื่อช่วงงวดบัญชีเดิมถูกปิดหรืออยู่ในสถานะพัก
Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold – ระบบจะเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชีเป็นวันแรกของงวดบัญชีใหม่ที่เปิดอยู่

📝 ตัวอย่างการทำงาน

Case : Parameter = “Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold” (หากวันที่เดิมอยู่ในงวดที่ปิดหรือ on hold ระบบจะ เปลี่ยนไปเป็นวันแรกของงวดถัดไปที่เปิด)

Invoice date = 19 พ.ค. 2025, Period of Invoice date = On hold
Posting date = 5 มิ.ย 2025 , Period of System date = Open
Parameter = Change posting date to first day of new period when posting date period is closed or on hold

Result : Invoice date = 1 มิ.ย 2025

⚠️ ผลกระทบของการเปลี่ยนวันที่บันทึกบัญชี

เมื่อมีการเปลี่ยนวันที่ลงบัญชีในใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย (Pending Vendor Invoice) ที่ยังไม่ลงบัญชี การเปลี่ยนแปลงจะมีผลกระทบดังต่อไปนี้:

1. Due date (วันครบกำหนด)

📌หากไม่มีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) ระบบจะคำนวณวันครบกำหนด (Due date) ใหม่โดยอิงจาก “วันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date)” และ “เงื่อนไขการชำระเงิน (Term of payment)”

ตัวอย่าง: เดิม Posting date = 1 มิ.ย. 2025, ไม่ระบุ Invoice date, Term of payment = 30 วัน, Due date = 1 ก.ค. 2025
ผลลัพธ์: หากเปลี่ยน Posting date เป็น 5 มิ.ย. 2025 → Due date จะขยับเป็น 5 ก.ค. 2025

📌หากมีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) แล้ว การเปลี่ยนวันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date) จะ ไม่ ส่งผลต่อวันครบกำหนด (Due date)

ตัวอย่าง: Invoice date = 1 มิ.ย. 2025, Posting date เปลี่ยนเป็น 10 มิ.ย. 2025
ผลลัพธ์: Due date ยังคงอิงจาก Invoice date เดิม

2. Cash discount date (วันที่ใช้คำนวณส่วนลดเงินสด)

📌หากไม่มีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) ระบบจะใช้วันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date) เพื่อคำนวณส่วนลดเงินสด

ตัวอย่าง: ไม่ระบุ Invoice date, เปลี่ยน Posting date
ผลลัพธ์: วันที่ส่วนลดเงินสด (Cash discount date) เปลี่ยนตามวันที่ลงบัญชีใหม่ (Posting date)

📌หากมีการระบุ วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date) อยู่แล้ว ส่วนลดเงินสดจะ ไม่เปลี่ยนแปลง

ตัวอย่าง: Invoice date = 1 มิ.ย. 2025, เปลี่ยน Posting date
ผลลัพธ์: ไม่มีผลต่อ cash discount

3. Exchange rate (อัตราแลกเปลี่ยน)

วันที่ใช้อ้างอิงสำหรับอัตราแลกเปลี่ยนขึ้นอยู่กับการตั้งค่าในหัวข้อ Update vendor accounting using the invoice date ของหน้าการตั้งค่าบัญชีเจ้าหนี้

Path : Account payable > Setup > Account payable parameters > Accounts payable > Setup > Accounts payable parameters > Invoice tab

📌หากตั้งค่าเป็น Yes ระบบใช้อัตราแลกเปลี่ยนตามวันที่ใน “วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date)” การเปลี่ยนวันที่ลงบัญชี (Posting date) จะ ไม่ มีผลต่ออัตราแลกเปลี่ยน

ตัวอย่าง: ใช้ Invoice date = 1 มิ.ย.
ผลลัพธ์: ระบบใช้อัตราแลกเปลี่ยนของวันที่ 1 มิ.ย.

📌หากตั้งค่าเป็น No ระบบใช้อัตราแลกเปลี่ยนตาม “วันที่ลงบัญชี (Posting date)” เพื่อคำนวณอัตราแลกเปลี่ยน เมื่อมีการอัปเดต “วันที่ลงบัญชี (Posting date)” ระบบจะคำนวณยอดบัญชีและรายงานใหม่ ดังนั้นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

ตัวอย่าง: เปลี่ยน Posting date จาก 1 มิ.ย. เป็น 5 มิ.ย.
ผลลัพธ์: ระบบใช้ Exchange rate ของ 5 มิ.ย.

4. Validation (การตรวจสอบความถูกต้อง)

📌มี 2 ฟิลด์ในแท็บ Invoice ของหน้าการตั้งค่าบัญชีเจ้าหนี้ที่ส่งผลต่อกระบวนการใบแจ้งหนี้:

4.1 หากตั้งค่า Check the invoice number used เป็น Reject duplicates within fiscal year

ระบบจะใช้ “วันที่ลงบัญชี Posting date” เพื่อตรวจสอบเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำในระหว่างปีงบประมาณ
- ตัวอย่าง: หาก Posting date เปลี่ยนเป็นปีใหม่
- ผลลัพธ์: ระบบอาจไม่ถือว่าหมายเลขซ้ำ

4.2 หากตั้งค่า Require document date on vendor invoice เป็น Error

ฟิลด์ “วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date)” บนหัวใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ลงบัญชีจะต้องมีค่า หากไม่ระบุจะ Error
หาก “วันที่ในใบแจ้งหนี้ (Invoice date)” ช้ากว่าวันที่ลงบัญชี (Posting date) ระบบจะแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาด
- ตัวอย่าง: Invoice date = 5 ก.ค. 2025, Posting date = 1 ก.ค. 2025
- ผลลัพธ์: Error

อ้างอิง:
https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365-release-plan/2021wave2/finance-operations/dynamics365-finance/adjust-posting-date-automatically-during-invoice-posting

CONTACT US!