ธุรกิจร้านอาหารนั้น “วัตถุดิบ” ถือเป็นหัวใจสำคัญที่ส่งผลโดยตรงต่อรสชาติอาหารและความพึงพอใจของลูกค้า หากการจัดการวัตถุดิบเกิดข้อผิดพลาด มีความคลาดเคลื่อนไป ย่อมส่งผลต่อคุณภาพของอาหารและกระทบต่อรายได้ของธุรกิจร้านอาหารโดยตรง
ดังนั้น การบริหารจัดการครัวกลางและการจัดสรรวัตถุดิบอย่างเป็นระบบจึงไม่ควรมองข้าม บทความนี้จึงอยากชวนมาทำความเข้าใจปัญหาและความท้าทายของธุรกิจร้านอาหาร พร้อมแนวทางจัดการปัญหาเหล่านั้น ด้วยการนำระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) มาประยุกต์ใช้เพื่อบริหารจัดการกระบวนการต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
6 ปัญหาหลังร้านที่ธุรกิจร้านอาหารต้องเผชิญ
1. การสั่งซื้อวัตถุดิบที่ผิดพลาด แค่พลาดนิดเดียว ก็กระทบรายได้
ร้านอาหารหลายแห่งประสบปัญหาการสั่งซื้อวัตถุดิบในปริมาณที่ไม่เหมาะสม ทั้งสั่งน้อยเกินไปจนไม่พอใช้ หรือสั่งมากเกินไปจนล้นพื้นที่จัดเก็บและวัตถุดิบเน่าเสีย โดยเฉพาะร้านอาหารที่มีหลายสาขา หากไม่มีระบบสั่งซื้อกลาง มาช่วยบริหารจัดการควบคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบ สาขาจะสั่งวัตถุดิบเกินจำเป็น ไม่ได้มีการตรวจสอบกับยอดขายจริง ทำให้การควบคุมต้นทุนและปริมาณวัตถุดิบจะเป็นเรื่องที่ยาก
2. ครัวกลางไร้ระบบ ทำให้หาวัตถุดิบยากและล่าช้าจนของเน่าเสีย
หากครัวกลาง หรือพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบไม่ได้มีการจัดการอย่างเป็นระบบ เช่น วางสินค้ากระจัดกระจาย ไม่ได้แบ่งตามหมวดหมู่สินค้า อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดการสินค้าตามมา ไม่ว่าจะเป็นเนื้อสัตว์และวัตถุดิบที่แช่ตู้เย็นไว้นานจนเน่าเสีย ซึ่งทางร้านมาตรวจพบตอนที่จะนำวัตถุดิบมาปรุงอาหารแต่กลับไม่สามารถใช้ได้ ทำให้ต้องทิ้งของ เสียเวลาในการเคลียร์สินค้า และเสียโอกาสจากการที่ไม่ได้ใช้วัตถุดิบนั้นปรุงอาหาร
นอกจากนี้ ครัวกลางที่ไม่ได้มีระบบการจัดการที่ดี ยังส่งผลให้พนักงานใช้ระยะเวลานานในการค้นหาสินค้า และอาจหาสินค้าไม่พบเมื่อต้องการใช้งานอย่างเร่งด่วน รวมถึงเสี่ยงเกิดความผิดพลาดในการส่งวัตถุดิบไปยังสาขาต่างๆ หรือการหยิบสินค้าผิดเพราะมีความคล้ายคลึงกัน ซึ่งส่งผลกระทบทำให้การปฏิบัติงานสะดุด และให้บริการลูกค้าล่าช้า จนอาจสูญเสียโอกาสทางธุรกิจไป
3. ความเสี่ยงความลับทางการค้ารั่วไหล
สำหรับธุรกิจร้านอาหารแล้ว สูตรอาหารถือเป็นความลับทางการค้าที่สำคัญ ซึ่งนอกจากสูตรอาหารแล้ว แผนงานธุรกิจ แผนการตลาด หรือข้อมูลทางการเงินอื่นๆ ควรมีการจัดเก็บอย่างปลอดภัยเช่นกัน อย่างไรก็ตาม หากไม่มีระบบการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย ข้อมูลที่เป็นความลับทางการค้าเหล่านี้อาจสุ่มเสี่ยงรั่วไหลไปยังคู่แข่ง และส่งผลต่อความสามารถในการแข่งขันของธุรกิจในระยะยาวได้
4. ขาดข้อมูลวิเคราะห์ ไม่ครบถ้วนและคลาดเคลื่อน กระทบการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์
หากธุรกิจร้านอาหารมีระบบเก็บข้อมูลที่รวมศูนย์ไว้ที่เดียว การบันทึกข้อมูลของธุรกิจไว้ในหลายๆ ระบบแยกส่วนกัน อาจทำให้ข้อมูลไม่ครบถ้วน คลาดเคลื่อน หรืออาจเกิดความผิดพลาดขึ้น ส่งผลให้ไม่สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์เพื่อช่วยบริหารธุรกิจและตัดสินใจ เช่น การวิเคราะห์ยอดขายสำหรับตัดสินใจขยายธุรกิจ การเปิดตัวเมนูหรือยกเลิกการขายสินค้าบางประเภท การประเมินกำลังการผลิต หรือหรือทำการตลาดใหม่ๆ
5. งานเอกสารและการทำบัญชีล่าช้า
ธุรกิจร้านอาหารมีข้อมูลหลากหลายส่วนที่ต้องบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นสาขาที่ต้องส่งใบคำสั่งซื้อ ใบขอเบิกวัตถุดิบ หรือรายงานสต็อกสินค้าต่างๆ ไปยังครัวกลาง
หากไม่ได้มีระบบมาช่วยจัดการติดตามและเก็บข้อมูล การส่งเอกสารรูปแบบกระดาษหรือรูปแบบไฟล์ดิจิทัล อาจเสี่ยงตกหล่น สูญหาย หรืออาจเกิดข้อผิดพลาดได้ ส่งผลให้กระบวนการทำเอกสารต่างๆ และการทำบัญชีล่าช้าตามไปด้วย
6. ปัญหาการกระจายสินค้าและขาดระบบควบคุมการผลิต
หากธุรกิจร้านอาหารไม่มีระบบบริหารจัดการส่วนกลางเพื่อติดตามการจัดส่งวัตถุดิบ อาจเกิดปัญหาเรื่องการกระจายสินค้าที่เสี่ยงตกหล่น ไม่มีเอกสารหลักฐานชัดเจนในการติดตาม เมื่อเกิดความผิดพลาดดังกล่าว จะส่งผลให้ครัวกลางที่นำวัตถุดิบไปปรุงอาหารไม่สามารถติดตามยอดคงเหลือจริงของแต่ละสาขาได้ ทำให้ไม่สามารถประเมินยอดวัตถุดิบที่ควรกระจายให้แต่ละสาขา
นอกจากนี้ การปราศจากระบบส่วนกลาง ที่ไม่มีระบบการแจ้งเตือนและจัดคิวการผลิตอาหารตามคำสั่งซื้อจากสาขา จะทำให้ครัวกลางไม่สามารถควบคุมการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประเมินจำนวนการผลิตได้ยาก ส่งผลให้ปรุงเมนูอาหารมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
ระบบ ERP ทางออกของธุรกิจร้านอาหารยุคใหม่
จากปัญหาข้างต้นที่ธุรกิจร้านอาหารเผชิญ สาเหตุสำคัญของปัญหาต่างๆ ล้วนมาจากการขาดระบบการบริหารจัดการทรัพยากร (ERP) ที่มีประสิทธิภาพ โดย Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management เป็นหนึ่งในระบบ ERP ที่สามารถช่วยแก้ไขปัญหาการจัดการทรัพยากรของร้านอาหารได้อย่างครบวงจร ด้วยการรวบรวมข้อมูลไว้ที่จุดเดียว ช่วยให้การบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น
1. วางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบอย่างแม่นยำ
ระบบ ERP สามารถช่วยแนะนำและวางแผนการสั่งซื้อสินค้าล่วงหน้าได้อย่างแม่นยำ โดยเชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน (POS) เพื่อรับข้อมูลคำสั่งซื้อจากหน้าร้านโดยตรง ทำให้สำนักงานใหญ่สามารถควบคุมการสั่งซื้อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาวัตถุดิบมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
2. จัดการคลังสินค้าอย่างเป็นระบบ
ระบบ ERP ช่วยวางแผนการรับสินค้าและจัดเก็บวัตถุดิบอย่างมีระเบียบ เนื่องจากแสดง Real-time stock ทั้งในครัวกลางและแต่ละสาขา รวมถึงมีระบบแจ้งเตือน Reorder point หรือ “จุดสั่งซื้อ” ซึ่งเป็นระดับสต็อกสินค้าต่ำสุดที่ธุรกิจควรมีในคลังสินค้า เพื่อให้สามารถสั่งซื้อสินค้าใหม่ได้ทันเวลา เพื่อหลีกเลี่ยงการขาดแคลนสินค้าและช่วยควบคุมการใช้วัตถุดิบให้ทันวันหมดอายุ พร้อมแนะนำการจัดวางที่เหมาะสม ทำให้ค้นหาสินค้าได้รวดเร็ว และใช้พื้นที่คลังสินค้าอย่างเต็มประสิทธิภาพ
3. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดส่งวัตถุดิบไปยังสาขา
ระบบ ERP สามารถแนะนำพื้นที่และเส้นทางการหยิบสินค้าที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น ด้วยการสแกน QR หรือ Barcode ผ่านอุปกรณ์ Handheld พร้อมกระบวนการ Re-check ก่อนดำเนินการจัดส่ง เพื่อลดความผิดพลาดและเพิ่มความเร็วในการจัดส่ง
4. ปกป้องความลับทางการค้าด้วยระบบความปลอดภัยขั้นสูง
ERP มีระบบควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและบันทึกประวัติการใช้งาน ทำให้สามารถป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับสิทธิ์อนุญาต ซึ่งช่วยปกป้องสูตรอาหารและข้อมูลสำคัญของธุรกิจ
5. เชื่อมต่อข้อมูลได้แบบ Real-time ช่วยให้ตัดสินใจที่แม่นยำขึ้น
ระบบ ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบ POS เพื่อดึงข้อมูลยอดขายและข้อมูลธุรกรรมต่างๆ ได้แบบ Real-time หรือตามรอบเวลาที่กำหนด ซึ่งช่วยลดภาระพนักงานในการบันทึกข้อมูลซ้ำซ้อน พร้อมทั้งสร้างรายงานวิเคราะห์ที่ละเอียดในหลายมิติ ไม่ว่าจะเป็นการวิเคราะห์ยอดขาย ต้นทุน กำไรแบบเรียลไทม์ การทำรายงาน Food Cost รายวันที่แบ่งตามรายวันหรือตามรายสาขา การวิเคราะห์เมนูขายดีหรือเมนูขาดทุน การคำนวณกำไรแยกตามสาขาหรือตามประเภทอาหาร รวมไปถึงการวิเคราะห์วัตถุดิบที่นำไปใช้ประกอบอาหารมากที่สุด เป็นต้น
6. ควบคุมการผลิตในครัวกลางให้เป็นระบบ
ธุรกิจร้านอาหารสามารถใช้ฟีเจอร์ภายในระบบ Microsoft Dynamic 365 ที่มีชื่อว่า Master Planning เพื่อวางแผนการผลิตอาหารและ Production Orders ที่ช่วยติดตามคำสั่งซื้อของสาขา นอกจากนี้ ธุรกิจยังสามารถวางแผนการใช้วัตถุดิบและเวลาการผลิต ด้วยการใช้ฟีเจอร์ BOM (Bill of Materials) ซึ่งหมายถึงรายการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตสินค้าแต่ละรายการ โดยระบุว่าวัตถุดิบที่ต้องใช้คืออะไรและในปริมาณเท่าใด ผสมผสานกับ Route หรือเส้นทางการผลิต ที่เป็นกระบวนการที่กำหนดว่าสินค้าต้องผ่านขั้นตอนอะไรบ้าง อีกทั้งระบบยังมีการเก็บประวัติการผลิตแบบ Audit trail ที่บันทึกประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูลต่างๆ ทำให้สามารถย้อนตรวจสอบได้
7. จัดการการเบิกสินค้าและจัดส่งวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพ
ธุรกิจร้านอาหารสามารถจัดการการเบิกของจากสาขาและการส่งของจากครัวกลาง โดยภายในระบบ Microsoft Dynamic 365 สามารถทำได้ผ่านการใช้ฟีเจอร์ Transfer Orders หรือ Intercompany Order เพื่อให้สาขาสั่งผ่านระบบเลย รวมไปถึงมีระบบจัดรายการจัดส่ง (Picking List / Delivery Note) พร้อมติดตามสถานะ สามารถตรวจสอบสต๊อกครัวกลางและสาขาได้แบบ Real-time
8. ทำบัญชีได้รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น
ด้วยฟีเจอร์ภายใน Microsoft Dynamic 365 ธุรกิจร้านอาหารสามารถเชื่อมบัญชีแยกประเภทแบบอัตโนมัติ เนื่องจากมีระบบเชื่อมรายการจัดซื้อ การผลิตและการขาย เพื่อเข้าบัญชีโดยอัตโนมัติ ทำให้ต้นทุนขาย (COGS) ถูกลงบัญชีตามจริงเมื่อขายอาหาร อีกทั้งยังรองรับระบบบัญชีต้นทุนแบบมาตรฐาน (Standard Cost) และแบบต้นทุนจริง (Actual Cost) ที่ใช้ข้อมูลวัตถุดิบจริง ค่าแรงงานจริง และค่าใช้จ่ายการผลิตจริงเพื่อการประเมินมูลค่าต้นทุนการผลิต
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นเมื่อใช้ระบบ ERP ในธุรกิจร้านอาหาร
ลดต้นทุนการดำเนินงาน
- ประหยัดค่าแรงพนักงานในการบันทึกข้อมูลระหว่างระบบ
- วางแผนกำลังคนได้แม่นยำ ลดการจ้าง OT กะทันหัน
- ประหยัดค่าไฟในคลังที่ไม่ต้องเปิดไฟตลอดเวลา
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
- การจัดเตรียมสินค้ารวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น
- ลดความผิดพลาดในการหยิบสินค้า
- การตรวจนับสต็อกทำได้รวดเร็วและถูกต้อง
ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจทางธุรกิจ
- ได้งบการเงินที่ละเอียดและแม่นยำ
- วิเคราะห์ผลประกอบการได้หลายมิติ
- พยากรณ์ยอดขายและวางแผนอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เริ่มต้นใช้งานระบบ ERP กับธุรกิจร้านอาหารของคุณ
การนำระบบ ERP มาใช้กับธุรกิจร้านอาหารเริ่มต้นจากการเก็บ Requirement และศึกษาพฤติกรรมการทำงานของพนักงาน เพื่อหาวิธีการที่เหมาะสมระหว่างคนกับระบบ สำหรับ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management นั้นงบประมาณสำหรับการติดตั้งระบบ ERP มาตรฐานสำหรับธุรกิจร้านอาหารอยู่ที่ประมาณ 6.5 ล้านบาท (ไม่รวม Production module, License และ Azure VM)
ยกระดับธุรกิจร้านอาหารด้วยระบบ ERP
ระบบ ERP ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและเติบโตในยุคดิจิทัล หากธุรกิจคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม ติดต่อเราได้ที่ :
- ปรึกษาบริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain by Innoviz Solutions
- Email : SalesTeam@innovizsolutions.com
- Tel : 02-651-4542 หรือ
- Website : https://www.innovizsolutions.com/contact/
