ในยุคปัจจุบัน การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจเกิดขึ้นรวดเร็วและต่อเนื่อง ส่งผลให้องค์กรต่าง ๆ กำลังมองหาเครื่องมือหรือแนวทางที่ช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพ ทันสมัย และสามารถปรับตัวได้ทันต่อความต้องการของยุคปัจจุบัน โดยเฉพาะในด้านการจัดการงานภายในถือว่าเป็นส่วนสำคัญ

ซึ่งสิ่งที่หลาย ๆ องค์กรให้ความสนใจและกำลังมองหาในปัจจุบันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร มีดังนี้

• ความสามารถในการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็น และทำงานซ้ำซ้อนได้อย่างอัตโนมัติ
• ความรวดเร็วในการทำงานและการเข้าถึงข้อมูลแบบ Real Time
• การเชื่อมโยงข้อมูลจากหลายระบบเข้าด้วยกัน เพื่อให้ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ
• ความยืดหยุ่นในการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป

แม้ในหลายองค์กรจะตระหนักถึงความสำคัญของสิ่งเหล่านี้ แต่ระบบการทำงานในปัจจุบันกลับยังไม่รองรับได้อย่างเต็มที่

หากลองย้อนกลับไปดูการทำงานในแต่ละแผนก จะพบว่าทุกแผนกล้วนมีขั้นตอนของตัวเอง แต่ภาพรวมขององค์กรกลับยังเผชิญกับปัญหาความล่าช้า ข้อมูลไม่สอดคล้อง และประสิทธิภาพที่ยังไม่เต็มศักยภาพ เพราะแท้จริงแล้ว หลายกระบวนการยังคงพึ่งพาการทำงานแบบ Manual ขาดระบบกลาง และไม่มีการเชื่อมโยงข้อมูลอย่างเป็นระบบ

เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนขึ้น ลองมาดูตัวอย่างของกระบวนการที่มีอยู่ในทุกองค์กร

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (PR – PO) เกิดอะไรขึ้นบ้าง? ในกระบวนการนี้

• พนักงานเขียนใบขอซื้อ (PR) ลงบนฟอร์มกระดาษ
• ส่งเอกสารใบขอซื้อให้หัวหน้าเพื่อขออนุมัติลายเซ็นทีละคน
• หลังจากที่มีการอนุมัติครบแล้ว ฝ่ายจัดซื้อต้องกรอกข้อมูลใหม่อีกครั้ง เพื่อออกใบสั่งซื้อ (PO)
• ส่งเอกสารใบขอซื้อให้ผู้มีอำนาจลงนาม

หรือจะเป็น กระบวนการขอเบิกค่าใช้จ่าย (Expense) ที่แทบทุกองค์กรใช้งานกันเป็นปกติ

• พนักงานเขียนใบขอเบิกค่าใช้จ่ายลงบนฟอร์มกระดาษ พร้อมแนบใบเสร็จ
• ส่งเอกสารใบขอซื้อให้หัวหน้าเพื่อขออนุมัติลายเซ็นทีละคน
• ฝ่ายบัญชีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและเอกสารแนบ

จะเห็นว่า ทั้ง 2 กระบวนการดูเหมือนจะมีขั้นตอนการทำงานปกติ ไม่มีอะไรซับซ้อน แต่รู้หรือไม่ กระบวนการเหล่านี้มีปัญหาที่แอบแฝงอยู่ นั่นคือ

• เอกสารสำคัญ เช่น ใบเสร็จ ตกหล่น หาไม่เจอ
• ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
• ไม่สามารถติดตามสถานะ หรือมีประวัติว่าใครเป็นผู้อนุมัติ
• ในกรณีที่ผู้อนุมัติไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน หรือไปพบลูกค้า ต้องรอจนกว่าผู้อนุมัติจะกลับมา
• กว่าจะสิ้นสุดกระบวนการ อาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์

ลองจินตนาการดูว่า จะเป็นอย่างไร ถ้ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง หรือกระบวนการขอเบิกค่าใช้จ่าย ไม่ต้องตามหาผู้อนุมัติ ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะหาย การอนุมัติรวดเร็วขึ้น 3 เท่า ทำให้การทำงานระหว่างแผนกรวดเร็วมากขึ้น สามารถอนุมัติกระบวนการให้เสร็จได้ภายใน 1 วัน

ทั้งหมดนี้สามารถเกิดขึ้นได้จริง ด้วยระบบที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมโยงคน ข้อมูล และกระบวนการเข้าด้วยกันอย่างไร้รอยต่อด้วย K2 Workflow คือคำตอบสำหรับองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนจากการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพ สู่การทำงานในยุค Digital อย่างแท้จริง

ทำความรู้จักกับ K2 Application

K2 เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างกระบวนการทำงาน (Workflow) และฟอร์มต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น โดยไม่จำเป็นต้องเขียนโค้ดจำนวนมาก ด้วยเครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อรองรับทั้งการทำงานภายใน (เช่น การขออนุมัติเอกสาร การจัดการคำขอจากพนักงาน) ไปจนถึงกระบวนการที่เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร K2 ช่วยให้ทีมสามารถพัฒนา ปรับปรุง และควบคุม Workflow ได้ด้วยตนเอง ลดการพึ่งพา IT และเพิ่มความรวดเร็วในการปรับตัวต่อความเปลี่ยนแปลง

5 ข้อดีเมื่อองค์กรเลือกใช้ K2 จัดการ Workflow

1. ลดการใช้เอกสารกระดาษ

K2 ช่วยให้องค์กรเปลี่ยนกระบวนการที่เคยต้องใช้เอกสารจริงในรูปแบบกระดาษ ให้กลายเป็นแบบฟอร์มออนไลน์ที่กรอกและส่งเข้าระบบได้ทันที ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ และพื้นที่จัดเก็บ อีกทั้งยังช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหายของเอกสาร

2. เปลี่ยนงาน Manual ให้เป็นระบบอัตโนมัติ

ในกระบวนการทำงานทั่วไป มักมีขั้นตอนที่พนักงานต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ หลายรอบ เช่น กรอกชื่อพนักงาน รหัสพนักงาน วันที่ รายละเอียดรายการ หรือยอดเงิน ลงในเอกสารหลายชุดหรือหลายฟอร์ม แม้จะเป็นเรื่องเล็ก แต่เมื่อต้องทำซ้ำบ่อย ๆ ก็กลายเป็นภาระที่ใช้เวลามาก และเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย การมี K2 จะช่วยลดภาระเหล่านี้ด้วยฟอร์มที่เชื่อมโยงข้อมูลภายในระบบให้โดยอัตโนมัติ

3. ทำให้การอนุมัติเป็นระบบและตรวจสอบย้อนหลังได้

K2 จะช่วยให้ทุกการอนุมัติง่ายต่อการติดตาม และง่ายต่อการอนุมัติแบบมีลำดับชัดเจน สามารถตรวจสอบสถานะได้แบบ Real time นอกจากนี้ยังสามารถตั้งเงื่อนไขล่วงหน้า เช่น หากเกินระยะเวลาที่กำหนด ให้แจ้งเตือนอัตโนมัติ หรือส่งต่อให้ผู้มีสิทธิ์อนุมัติคนถัดไป ช่วยลดเวลาการทำงานโดยรวม และทำให้งานไม่ค้างอยู่กับใครนานเกินไป

4. เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กรได้อย่างยืดหยุ่น

K2 รองรับการเชื่อมต่อกับระบบภายในองค์กรที่มีอยู่เดิม ไม่ว่าจะเป็นระบบ HR, ERP, Finance, Document Management หรือฐานข้อมูลกลางต่าง ๆ โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนระบบทั้งหมดใหม่ ช่วยให้องค์กรสามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นมาใช้ใน Workflow ได้อย่างราบรื่น เช่น ดึงข้อมูลพนักงานจากระบบ HR มาเติมในแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติ หรือตรวจสอบวงเงินจากระบบบัญชีก่อนอนุมัติการใช้จ่าย

5. พัฒนาไว เปลี่ยนแปลงง่าย ด้วย Platform แบบ Low-code

K2 สามารถพัฒนา Application และ Workflow ต่าง ๆ โดยใช้แนวทาง Low-code ด้วยการใช้เครื่องมือแบบลากวาง (Drag & Drop) ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถออกแบบฟอร์ม จัดลำดับขั้นตอน และตั้งเงื่อนไขต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องเขียนโค้ดจำนวนมาก หรือแม้แต่คนที่ไม่ใช่สาย IT ก็สามารถเข้าใจและใช้งานได้ ช่วยลดเวลาในการพัฒนา ปรับเปลี่ยนระบบได้อย่างรวดเร็ว

ยกระดับองค์กรสู่ดิจิทัลด้วย K2

หลังจากที่ใช้งาน K2 องค์กรต่าง ๆ เริ่มเห็นความเปลี่ยนแปลงที่ชัดเจนในกระบวนการทำงาน ทั้งในแง่ของความรวดเร็ว ความแม่นยำ และความยืดหยุ่น รวมถึงการสร้างและปรับแต่ง Workflow ที่ง่ายและรวดเร็วด้วย Platform แบบ Low-code

ลดเวลาในการทำงาน 30%

• องค์กรสามารถลดเวลาในการทำงานและจัดการงานต่าง ๆ ลงได้ถึง 30% เนื่องจากพนักงานสามารถอนุมัติได้อย่างรวดเร็วผ่าน Workflow ที่เป็นระบบ ช่วยลดความซ้ำซ้อน และทำให้การดำเนินงาน การตัดสินใจ รวมถึงการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังคล่องตัวมากขึ้น

เพิ่มความเร็วการจัดทำเอกสาร 4 เท่า

• การจัดทำเอกสารด้านการขายและการออกใบเสนอราคาสามารถทำได้เร็วขึ้นถึง 4 เท่า จากเดิมที่อาจต้องใช้เวลาหลายวัน เหลือเพียงแค่ไม่กี่ชั่วโมง ด้วยแบบฟอร์มที่คำนวณข้อมูลให้อัตโนมัติ

พัฒนา Application ได้อย่างรวดเร็วด้วย Platform แบบ Low-code

• การพัฒนา Application สามารถทำได้เร็วขึ้นถึง 30% ด้วย Platform แบบ Low-code ที่ช่วยให้ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องมีทักษะ Programming สูง ก็สามารถพัฒนาและปรับเปลี่ยนระบบได้อย่างรวดเร็ว ลดเวลาการพัฒนาระบบใหม่และการปรับปรุงระบบเดิม

ตัวอย่างการใช้งาน K2 ในกระบวนการทำงานของแต่ละแผนก

K2 สามารถนำไปปรับใช้กับกระบวนการต่าง ๆ ได้ในหลายแผนก ช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น ลดความซับซ้อน และลดภาระงาน Manual ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

👩‍💼Human Resources Department

ในการทำงานของฝ่าย HR อาจมีบางส่วนที่ต้องทำงานแบบ Manual เช่นการเบิกค่าใช้จ่าย ที่ต้องตรวจสอบข้อมูลจำนวนมาก ๆ ทำให้มีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดขึ้นได้ เมื่อนำ K2 มาใช้งาน จะช่วยลดงานทำงานในบางส่วน และช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual ได้ โดยฝ่าย HR จะมี Process ตัวอย่างที่นำมาใช้งานกับ K2 ดังต่อไปนี้

• Request Expense

• Leave Request

• Recruitment System

🔄 Operations Department

• Fixed Asset Management

• Vendor Management

📋 Accounting & Financial Department

• Purchase Request & Purchase Order

• Petty Cash

• Cash Advance

เพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจด้วย K2

หลังจากที่องค์กรเลือกใช้งาน K2 ในการจัดการ Workflow จะเห็นว่า K2 จะช่วยลดระยะเวลาในการทำงานจากการดึงข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ ระบบตรวจสอบข้อมูลในระหว่างกระบวนการอนุมัติ เอกสารหลักฐานสามารถแนบเป็นไฟล์ ไม่ต้องกังวลว่าจะหาย ทุกขั้นตอนการอนุมัติสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ โดยเป็นการปรับปรุงกระบวนการภายในให้เป็นกระบวนการที่ทันสมัยใช้งานง่ายและเป็นประโยชน์ให้กับทุกคนองค์กร หากธุรกิจของคุณกำลังมองหาสิ่งที่ตอบโจทย์ในยุคดิจิทัล Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม สามารถติดต่อเราได้ที่: 

Email: SalesTeam@innovizsolutions.com 

Tel: 02-6514542 

Website: Innoviz Solutions 

อ้างอิง:

https://www.innovizsolutions.com/k2/