ในยุคดิจิทัลที่ทุกอย่างเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ธุรกิจ Trading และ Manufacturing เป็นอีกหนึ่งภาคอุตสาหกรรมที่เผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ ทั้งจากการแข่งขันที่รุนแรงขึ้น ความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และความซับซ้อนของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ที่เพิ่มมากขึ้น การพึ่งพาระบบการทำงานแบบเดิมที่แยกส่วนและไม่เชื่อมโยงกัน อาจทำให้องค์กรสูญเสียโอกาสทางธุรกิจ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) จึงกลายเป็นหนึ่งในเครื่องมือสำคัญที่สามารถช่วยให้องค์กรบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพื่อตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้ทันท่วงที และเพิ่มความได้เปรียบในการแข่งขัน
ดังนั้น บทความนี้จึงอยากชวนมาสำรวจสัญญาณเบื้องต้นว่าธุรกิจควรเริ่มใช้ระบบ ERP หรือยัง รวมถึงปัญหาหลักๆ ที่ธุรกิจ Trading & Manufacturing กำลังเผชิญอยู่ และข้อดีของการนำระบบ ERP มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงาน พร้อมคำแนะนำเบื้องต้นเกี่ยวกับระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจ Trading & Manufacturing
สัญญาณเตือนว่าธุรกิจ Trading & Manufacturing ควรเริ่มใช้ ERP
หากธุรกิจกำลังประสบปัญหาเหล่านี้ นั่นคือสัญญาณว่าถึงเวลาที่ต้องพิจารณานำระบบ ERP มาปรับใช้กับองค์กรแล้ว
- ระบบเดิมทำงานช้าและไม่ตอบสนอง – เมื่อธุรกิจเติบโต ระบบเดิมที่เคยใช้ได้ดีอาจไม่สามารถรองรับปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้น
- ธุรกิจเปลี่ยนแปลง แต่ระบบไม่ยืดหยุ่น – เมื่อมีการขยายสายผลิตภัณฑ์หรือเปลี่ยนโมเดลธุรกิจ แต่ระบบการทำงานไม่สามารถปรับตามความต้องการขององค์กรได้
- ขาดระบบกลางที่ครอบคลุมทุกแผนก – เมื่อแต่ละแผนกใช้โปรแกรมคนละตัวและบันทึกข้อมูลแยกส่วนกัน ทำให้ข้อมูลไม่รวมศูนย์และขาดความเชื่อมต่อกัน
3 ปัญหาหลักที่ธุรกิจ Trading & Manufacturing กำลังเผชิญ
1. การดำเนินงานสะดุด เนื่องจากไม่มีการรวมศูนย์ข้อมูล
ปัญหานี้เป็นปัญหาคลาสสิกที่องค์กรส่วนใหญ่ประสบ เช่น แผนกขายอาจใช้โปรแกรมหนึ่งในการบันทึกคำสั่งซื้อและติดตามลูกค้า แผนกบัญชีใช้อีกโปรแกรมหนึ่งในการออกใบแจ้งหนี้และติดตามการชำระเงิน ในขณะที่ฝั่งโรงงานอาจไม่มีระบบที่เป็นมาตรฐานเลย
ผลที่ตามมาคือ ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างแผนก ต้องเสียเวลาในการ Reconcile ข้อมูลทุกสิ้นเดือน ส่งผลให้บางครั้งพบความผิดพลาดเมื่อสายเกินไป เช่น ฝ่ายขายรับออเดอร์มาแล้ว แต่ฝ่ายผลิตไม่ทราบ ทำให้ส่งมอบสินค้าล่าช้า หรือฝ่ายบัญชีออกใบแจ้งหนี้ผิด เพราะข้อมูลราคาที่ได้รับไม่ตรงกับที่ฝ่ายขายตกลงกับลูกค้า
2. ไม่มีระบบวางแผนการผลิตที่มีประสิทธิภาพ
การวางแผนการผลิตในหลายองค์กรยังคงอาศัยประสบการณ์และการคาดเดาของผู้จัดการฝ่ายผลิตเป็นหลัก ไม่มีข้อมูลที่เป็นระบบมาสนับสนุนการตัดสินใจ ทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา ไม่ว่าจะเป็น
- การผลิตเกินความต้องการ (Overproduction) – สินค้าค้างสต๊อก เงินทุนจม ค่าเก็บรักษาสูง บางครั้งสินค้าเสื่อมสภาพหรือล้าสมัยก่อนขายได้
- การผลิตไม่ทันความต้องการ (Underproduction) – เสียโอกาสในการขาย ลูกค้าไม่พอใจ อาจสูญเสียลูกค้าให้คู่แข่ง
- วัตถุดิบขาดแคลนหรือเหลือเกิน – สั่งซื้อวัตถุดิบมากเกินไปทำให้เงินทุนจม หรือสั่งน้อยเกินไปทำให้ต้องหยุดสายการผลิต
- การจัดตารางการผลิตไม่มีประสิทธิภาพ – เครื่องจักรว่างบ้าง ทำงานหนักเกินไปบ้าง แรงงานไม่ได้ใช้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
3. ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่สามารถนำไปวิเคราะห์ต่อได้
องค์กรจำนวนไม่น้อยยังคงเป็นบันทึกข้อมูลเป็นไฟล์เอกสารย่อยๆ ผ่านหลายโปรแกรม เช่น Excel หรือ Word ซึ่งเมื่อใช้เป็นระบบหลักในการบันทึกข้อมูลการผลิต อาจจะเกิดปัญหาหลายประการ เช่น
- ข้อมูลกระจัดกระจาย – พนักงานแต่ละแผนกต่างมีไฟล์ Excel ของตัวเอง เช่น มีข้อมูลอยู่ในคอมพิวเตอร์ส่วนตัว ทำให้ข้อมูลต่างๆ ถูกบันทึกไว้ในหลายๆ ที่ ทำให้เมื่อมีพนักงานลาออก ข้อมูลเสี่ยงสูญหายตามไปด้วย
- Version Control เป็นปัญหา – เมื่อต่างคนต่างบันทึกข้อมูล ทำให้เกิดความไม่แน่ใจว่าไฟล์ไหนเป็นเวอร์ชันล่าสุด มีการแก้ไขซ้ำซ้อน หรือมีข้อมูลขัดแย้งกัน
- ยากต่อการวิเคราะห์แบบ Real-time – การที่ข้อมูลถูกเก็บอย่างกระจัดกระจายในหลายที่ เมื่อต้องการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ต่อ ทำให้ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลจากหลายไฟล์และเสี่ยงเกิดข้อมูลตกหล่น ไม่ครบถ้วน ยากต่อการนำไปใช้งาน
- ความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล – ไม่มีการตรวจสอบข้อมูลอัตโนมัติ อาจส่งผลให้ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน ไม่ถูกต้อง หรือสูตรการคำนวณอาจผิดพลาด
- ไม่สามารถติดตามประวัติการเปลี่ยนแปลง – เมื่อข้อมูลไม่ได้รวมศูนย์ ทำให้ไม่สามารถรู้ได้ว่าใครแก้ไขข้อมูลเมื่อไหร่ หรือแก้ไขอะไร
ERP ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจ Trading & Manufacturing ได้อย่างไร
เพิ่มความรวดเร็วให้กระบวนการทำงานและลดงานซ้ำซ้อน
ระบบ ERP ออกแบบมาให้สามารถป้อนข้อมูลแล้วเชื่อมโยงข้อมูลต่างๆ ได้แบบอัตโนมัติ ทำให้เมื่อป้อนข้อมูลที่จุดเดียว ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวได้ในทันที ซึ่งเพิ่มความรวดเร็วในการทำงานและช่วยลดการทำงานซ้ำซ้อนในการต้องตรวจสอบข้อมูลชุดเดียวกัน ทำให้หลายฝ่ายทำงานประสานกันได้ราบรื่นยิ่งขึ้น
ตัวอย่างการทำงานแบบอัตโนมัติในระบบ ERP
- ฝ่ายขายวางแผนส่งสินค้าได้อย่างทันท่วงที – เมื่อฝ่ายขายบันทึกคำสั่งซื้อ ระบบจะส่งข้อมูลไปยังฝ่ายผลิตทันที เพื่อวางแผนการผลิต โดยระบบจะตรวจสอบ Capable-to-Promise (CTP) อัตโนมัติ คำนวณวันที่สามารถส่งมอบได้จากกำลังการผลิตและวัตถุดิบที่มีอยู่ ช่วยให้ฝ่ายขายสามารถแจ้งกำหนดส่งที่แม่นยำให้ลูกค้าได้ทันที
- ฝ่ายจัดซื้อเห็นความต้องการวัตถุดิบอัตโนมัติ – เมื่อมีคำสั่งผลิตใหม่ ระบบ MRP จะคำนวณวัตถุดิบที่ต้องใช้ทันที หักลบกับ Stock ที่มีอยู่และ PO ที่กำลังจะเข้า หากพบว่าวัตถุดิบไม่เพียงพอ ระบบจะสร้างแผนสั่งซื้อ (Planned Purchase Order) อัตโนมัติพร้อมแนะนำ Supplier ที่เหมาะสม โดยพิจารณาจากราคาต่ำสุด หรือ Lead Time ที่สั้นที่สุด
- ฝ่ายคลังสินค้าสามารถวางแผนการจัดส่งสินค้าได้อย่างครอบคลุม – ระบบ Warehouse Management สามารถวางแผนการส่งสินค้าโดยดึงข้อมูลจากใบสั่งขายมาวางแผนการส่งมอบ และสร้างใบจัดสินค้า (Work List) โดยสามารถแยกตามประเภทของสินค้าได้ เพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่คลังจัดของแยกได้ตามความรับผิดชอบ เช่น สินค้าที่จัดเก็บในพื้นที่ทั่วไป กับสินค้าที่จัดเก็บในพื้นที่ที่มีการควบคุมอุณหภูมิ โดยพนักงานคลังสามารถใช้ Mobile Device สแกน Barcode ที่สินค้า โดยสามารถอัพเดท Status แบบ Real-time
- ฝ่ายบัญชีจัดทำเอกสารทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว – ฝ่ายบัญชีจะได้รับข้อมูลสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่มีการส่งมอบสินค้า (Goods Issue) ทำให้สามารถดึงใบส่งมอบสินค้ามาทำการตั้งหนี้ โดยดึงข้อมูลราคา ส่วนลด และเงื่อนไขการชำระเงินจากใบสั่งขาย ฝ่ายบัญชีเพียงตรวจสอบและอนุมัติ ไม่ต้องขอข้อมูลจากฝ่ายขายหรือคีย์ข้อมูลซ้ำ
รวมศูนย์ข้อมูลให้เชื่อมต่อกันแบบ Real-time
ภายใต้ระบบ ERP ข้อมูลจะถูกเก็บรวบรวมไว้ในฐานข้อมูลกลาง (Single Source of Truth) ทำให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้แบบ Real-time ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กระบวนการทำงานในหลายส่วน
ตัวอย่างการประยุกต์ใช้ Real-time Data ในแต่ละแผนก
- ฝ่ายขาย – สามารถตรวจสอบสินค้าคงเหลือ (Stock) ได้ทันที ก่อนรับคำสั่งซื้อ ไม่ต้องโทรถามคลังสินค้า ระบบแสดงยอดคงเหลือแบบ Real-time โดยผู้ใช้สามารถเลือกมิติในการดูข้อมูลได้ เช่น แยกตามคลัง (Warehouse), Location, Batch ตลอดจนสามารถดูสถานะการจองสินค้าได้ (Reserved Quantity)
- ฝ่ายวางแผน – สามารถวางแผนการเติมเต็มสินค้าผ่าน MPS/MRP โดยระบบจะนำข้อมูลทั้งระบบขาย ระบบซื้อ และระบบผลิต มาคำนวณและแนะนำแผนการเติมเต็ม ประกอบด้วยแผนการผลิต แผนการสั่งซื้อ แผนการโอนย้าย (Transfer between warehouse)
ทั้งยังสามารถปรับแผนการผลิตได้ทันท่วงที จากการประมวลผลของระบบ รองรับ Capacity planning, Sequencing พร้อมแสดง Gantt chart ของการใช้ Resource ในรูปแบบ Visual
- ฝ่ายผลิต – สามารถบันทึกผลการทำงานในระบบ ทั้งในส่วนของ เวลาการทำงาน (Production time, ของดี (Good qty.), ของเสีย (NG qty.) รวมถึง reason code ของ NG เป็นต้น
- ผู้บริหาร – เห็นภาพรวมธุรกิจแบบ Real-time ตัดสินใจได้รวดเร็วและแม่นยำ Executive Dashboard แสดง Key Metrics เช่น Daily Sales, Production Output, Cash Position, Outstanding AR/AP สามารถ Drill-down เพื่อดูรายละเอียด และใช้ Predictive Analytics เพื่อดู Trend และ Forecast
เพิ่มประสิทธิภาพให้ธุรกิจ Trading & Manufacturing ด้วยระบบ ERP
ระบบ ERP ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือสำหรับเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานต่างๆ แต่ยังเป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจปรับตัวได้อย่างรวดเร็วและเติบโตในยุคดิจิทัล หากธุรกิจคุณกำลังมองหาโซลูชันที่ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กร Innoviz Solutions พร้อมให้คำปรึกษาและนำเสนอโซลูชันที่เหมาะสม ติดต่อเราได้ที่ :
ปรึกษาบริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain by Innoviz Solutions
- Email : SalesTeam@innovizsolutions.com
- Tel : 02-651-4542 หรือ
- Website : https://www.innovizsolutions.com/contact/
