Accounts payable fully automated with invoice capture

การบันทึกใบแจ้งหนี้ (Invoice Capture) ด้วยระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพสูง ใช้วิธีการการจับภาพใบแจ้งหนี้ด้วยเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ช่วยให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น ระบบนี้สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นจากใบแจ้งหนี้และนำเข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาให้กับทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ นอกจากนี้ การใช้โมเดลที่สร้างขึ้นล่วงหน้าแบบกำหนดเองยังช่วยให้สามารถปรับแต่งการดึงข้อมูลให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ


Invoice Capture ใน D365 Finance ทำงานอย่างไร?

Invoice Capture feature ใน Dynamics 365 Finance ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้จากรูปภาพใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัล เช่น ไฟล์ JPG และ PDF โดยอัตโนมัติ โซลูชันนี้ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) และ AI เพื่อแปลงข้อความที่พิมพ์ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้เนื้อหาสามารถแก้ไข ค้นหา และจัดเก็บได้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

1. Invoice Received Files Center:

เป็นศูนย์กลางที่รับไฟล์ใบแจ้งหนี้จากแหล่งต่างๆ และรองรับทั้งการอัปโหลดไฟล์ด้วยตนเองและการทำงานอัตโนมัติสำหรับไฟล์ที่ได้รับ สามารถตั้งค่าให้รับใบแจ้งหนี้จากช่องทางต่าง ๆ ได้ง่าย เช่น Email, OneDrive และ SharePoint พร้อมกับการกำหนดข้อจำกัดเพิ่มเติม เช่น ชื่อไฟล์ ประเภทไฟล์ และขนาดไฟล์ที่รองรับ

2. Invoice Capturing:

เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกสแกนเข้าระบบ OCR จะทำการดึงข้อมูลที่สำคัญ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ จำนวนเงิน และข้อมูลผู้ขาย ซึ่งสามารถลดเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงความเร็วและความแม่นยำของข้อมูล

3. Reviewing and Correction:

ระบบจะทำการจับคู่ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อที่มีอยู่ในระบบ เพื่อยืนยันความถูกต้องและตรวจสอบข้อผิดพลาดช่วยให้ผู้ใช้มั่นใจในความถูกต้องก่อนที่จะทำการสร้างรายการใบแจ้งหนี้ใน Dynamics 365

4. Dynamics 365 Invoice creation:

เมื่อข้อมูลถูกตรวจสอบและอนุมัติแล้ว ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Dynamics 365 ให้อัตโนมัติ เพื่อให้บัญชีทำการตรวจสอบข้อมูลและทำการ Post ใบแจ้งหนี้เพื่อเข้าสู่กระบวนชำระเงินต่อไป


เริ่มใช้งาน Invoice Capture

เมื่อการตั้งค่าระบบ (Setup system configuration wizard) และกำหนดบทบาทความปลอดภัย (security roles) เสร็จสมบูรณ์แล้วระบบจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องปรับค่าเพิ่มเติม และจะดียิ่งขึ้นเมื่อมีการใช้งานมากขึ้น แต่ในช่วงเริ่มต้นผู้ใช้จำเป็นต้องตรวจสอบเพื่อให้ระบบเรียนรู้และทำความเข้าใจความแตกต่างของข้อมูลของแต่ละผู้ขาย เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับลูกค้าที่ใช้ Dynamics 365 Finance จำเป็นต้องพิจารณาใบอนุญาตดังต่อไปนี้:

  • Power Apps License (per user): กรณีที่ user ที่ใช้งานไม่มี Full Dynamics 365 Finance License ผู้ใช้ต้องมี License Power Apps เพื่อเข้าถึงแอปพลิเคชันพลิเคชัน Invoice Capture
  • Invoice processing fee based on number of invoices: ลูกค้า Dynamics 365 Finance ได้รับสิทธิ์ในการใช้ Invoice Capture ฟรี 100 รายการต่อ tenant ต่อเดือน หากต้องการเพิ่มจำนวนรายการ สามารถซื้อ Electronic Invoicing เพิ่มเติม สำหรับ 1,000 รายการต่อ tenant ต่อเดือน
  • Azure Data Lake Storage subscription: โดยปกติแล้วลูกค้า Dynamics 365 Finance จะได้รับความจุสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอยู่ที่ 20 GB ซึ่งเพียงพอสำหรับการเก็บข้อมูลเอกสารใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ แต่หากความจุไฟล์ Dataverse ไม่เพียงพอ สามารถซื้อพื้นที่เก็บข้อมูล Azure Data Lake เพิ่มเติมได้ (ความจุเริ่มต้น: 10 GB)

การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติด้วย Invoice capture ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด รวมถึงสามารถผสานรวมกับระบบ Dynamics 365 ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ผู้ใช้ลดระยะเวลาในการป้อนข้อมูลและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้

หากองค์กรใดสนใจใช้งาน Invoice capture in Dynamics 365 Finance สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ :

Email : SalesTeam@innovizsolutions.com ,Tel : 02-6514542

อ้างอิง:

https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview
CONTACT US!

/by