คงกล่าวได้ว่าการนำบริษัทเข้าตลาดหลักทรัพย์ (IPO) อาจเป็นเป้าหมายของหลายธุรกิจ เพื่อนำเงินระดมทุนไปใช้ในการขยายกิจการในอนาคต อย่างไรก็ตาม กว่าจะไปถึงหมุดหมายของการ IPO นั้น ในระหว่างทางมีขั้นตอนที่ธุรกิจต้องเตรียมการและระบบหลังบ้านที่ต้องเตรียมพร้อมไม่น้อย เนื่องจากเงื่อนไขการจัดทะเบียนเข้าตลาดหลักทรัพย์มีเกณฑ์ต่างๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นหลักเกณฑ์ของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SET) หรือ ตลาดหลักทรัพย์ เอ็ม เอ ไอ (mai) ที่ไม่ได้ดูเพียงแค่ตัวเลขรายได้หรือผลกำไรเท่านั้น แต่ยังดูไปจนถึงโครงสร้าง ระบบบัญชี รวมถึงระบบภายในด้วยเช่นกัน ดังนั้นระบบ ERP จึงเป็นอีกตัวช่วยหนึ่งในการบริหารจัดการทรัพยากรภายในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

ธุรกิจควรเตรียมตัวอย่างไรก่อน IPO 

เมื่อตัดสินใจว่าจะจดทะเบียนเข้าตลาดหลักทรัพย์ องค์กรจำเป็นต้องปรับปรุงและพัฒนาให้เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับการเป็นบริษัทจดทะเบียน ทั้งขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน ระบบงานต่างๆ ในกิจการ เช่น ระบบบัญชี ระบบการควบคุมภายใน เป็นต้น 

เพราะการจะทำให้ผู้ลงทุนมั่นใจ เข้ามาร่วมลงทุนด้วย จะต้องสร้างความน่าเชื่อถือ มีความโปร่งใสในการดำเนินกิจการ ต้องแสดงให้เห็นว่าบริษัทมีการจัดสรรผลประโยชน์ให้ผู้ถือหุ้นอย่างเป็นธรรม มีคุณสมบัติพร้อมและเป็นมาตรฐาน 

ระบบ ERP สามารถเข้าไปช่วยองค์กรเตรียมความพร้อมได้ใน 2 ส่วนหลักๆ

1. ระบบบัญชีและรายงานทางการเงิน 

ก่อนเข้า IPO นั้น ระบบงานหลักส่วนแรกที่ต้องมีการปรับปรุงให้เป็นไปตามเกณฑ์คือระบบการจัดทำงบการเงิน โดยต้องทำให้เป็นไปตามมาตรฐานบัญชี เพื่อให้รายงานทางการเงินสะท้อนความสามารถในการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างถูกต้อง ซึ่งก่อนหน้านี้การจัดทำบัญชีโดยทั่วไป ธุรกิจอาจทำบัญชีเพียงเพื่อยื่นต่อกรมสรรพากรสำหรับชำระภาษี 

หากต้องเตรียมตัว IPO ระบบบัญชีเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องจัดการ เพราะธุรกิจต้องเตรียมเอกสารประกอบคำขอ IPO เป็นงบการเงิน 3 ปีล่าสุด และงบไตรมาสล่าสุด ซึ่งต้องเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี จากกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ Non-Publicly Accountable Entities (NPAEs) เป็นมาตรฐานการบัญชีจากกิจการที่มีส่วนได้เสียสาธารณะ Publicly Accountable Entities (PAEs) โดยปัจจุบันประเทศไทยใช้มาตรฐานการรายงานทางการเงิน Thai Financial Reporting Standards (TFRS)  

การมีระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจจัดเตรียมและจัดทำผลการดำเนินงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จากการจัดเก็บเอกสารต่างๆ ให้อยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน ไม่กระจัดกระจาย ง่ายต่อการค้นหาและนำข้อมูลมาใช้งาน เมื่อเอกสารและรายงานทางการเงินได้รับการจัดการอย่างมีระบบ จะช่วยให้ธุรกิจสามารถออกงบการเงินได้รวดเร็วยิ่งขึ้น  

2. ระบบการควบคุมภายใน  

เรื่องระบบควบคุมภายใน นับเป็นอีกเรื่องที่มีผลต่อการพิจารณาอนุญาต IPO โดยระบบควบคุมภายในอาจแบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่ๆ  

• Operational Control การมีระบบการควบคุมภายในที่เพียงพอต่อการปฏิบัติงานให้มีประสิทธิภาพ สามารถป้องกัน บริหารจัดการความเสี่ยงหรือความเสียหายต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี ตัวอย่างของการมีระบบการควบคุมภายใน เช่น การจัดทำเอกสารหลักฐานประกอบการทำรายการและจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อให้ตรวจสอบได้ การกระทบยอดและการสอบทาน การตรวจนับ สินค้าคงเหลือ เป็นต้น 

• Management Control การมีระบบการควบคุมด้านการบริหารจัดการ ที่แสดงให้เห็นว่ามีระบบ Check and Balance ที่ดี มีการแบ่งแยกอำนาจหน้าที่ชัดเจนเป็นลายลักษณ์อักษร และปฏิบัติตามที่กำหนดไว้ มีการกำหนดอำนาจอนุมัติชัดเจนและเหมาะสม หากเป็นรายการที่มีมูลค่าสูงควรให้คณะกรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติ 

ในการบริหารจัดการระบบการควบคุมภายใน การมีระบบ ERP สามารถเข้ามาช่วยได้ทั้งในส่วนที่เป็น Operational Control และ Management Control เนื่องจากระบบ ERP เป็นระบบที่เชื่อมโยงการทำงานภายในองค์กรครอบคลุมได้ทุกส่วนงาน ไม่ว่าจะเป็นระบบการเบิกจ่ายสินค้า หรือระบบอนุมัติต่างๆ ทำให้กระบวนการทั้งหมดดำเนินไปอย่างมีขั้นตอน สามารถตรวจสอบได้ นอกจากนี้ การมีระบบยังช่วยสร้างความมั่นใจว่า องค์กรมีการเก็บข้อมูลครบถ้วน ปลอดภัย สามารถกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้ตามตำแหน่งหน้าที่ แม้ว่าไม่ได้มีข้อกำหนดโดยตรงเกี่ยวกับระบบ ERP แต่การมีระบบที่ดีมีมาตรฐานจะช่วยให้กระบวนการตรวจสอบทั้ง Internal Audit และ External Audit ผ่านไปได้อย่างราบรื่น 

IPO แล้วยังไม่จบ ภารกิจยังมีต่อ 

การ IPO อาจถือได้ว่าเป็นจุดหมายแรกในการเปลี่ยนผ่านสู่การเป็นบริษัทจดทะเบียน ซึ่งเมื่อเป็นบริษัทจดทะเบียนแล้ว ย่อมมีภารกิจสำคัญตามมาคือการสร้างความมั่นใจให้กับผู้เกี่ยวข้องรวมไปถึงผู้ถือหุ้นว่า บริษัทมีการดำเนินงานที่เป็นระบบ และมีความโปร่งใส โดยหน้าที่ของบริษัทจดทะเบียนประกอบไปด้วย 

1. การเปิดเผยข้อมูล 

การเปิดเผยข้อมูลให้กับสาธารณะจะต้องมีความถูกต้อง ครบถ้วน ทันเวลา เพื่อประกอบการตัดสินใจลงทุน โดยข้อมูลที่ต้องเปิดเผยอาจแบ่งเป็น 2 ประเภทหลักๆ คือ 1. ข้อมูลที่ต้องรายงานตามรอบระยะเวลาบัญชี ได้แก่ งบการเงินรายไตรมาส งบการเงินประจำปี แบบแสดง รายการข้อมูลประจำปี (แบบ 56-1) และรายงานประจำปี  (แบบ 56-2) รวมไปไปถึง และ 2. ข้อมูลที่ต้องรายงานตามเหตุการณ์ โดยเปิดเผยตามความสำคัญของข้อมูล เช่น ข้อมูลที่ต้องเปิด ข้อมูลที่ต้องเปิดเผยทันที ได้แก่ การได้มาหรือจำหน่ายสินทรัพย์ การเพิ่มทุนลดทุน การซื้อหุ้นคืน การไม่จ่ายเงินปันผล เป็นต้น รวมไปถึงข้อมูลที่ต้องเปิดเผยภายใน 3 วัน เช่น การย้ายที่ตั้งสำนักงานใหญ่ การเปลี่ยนแปลงกรรมการ และข้อมูลที่ต้องเปิดเผยภายใน 14 วัน ได้แก่ รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น  

จากความสำคัญเรื่องการเปิดเผยข้อมูล จะเห็นได้ว่า การมีระบบ ERP ที่มีมาตรฐานจะช่วยให้ธุรกิจปิดงบการเงินได้รวดเร็ว มีการเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ง่ายต่อการตรวจสอบ และสามารถเปิดเผยข้อมูลได้ครบถ้วนถูกต้อง

2. การสร้างการเติบโตในอนาคต

การผลักดันให้บริษัทเติบโตหลัง IPO เป็นอีกภารกิจสำคัญ ซึ่งในยุคปัจจุบัน “ข้อมูล” คือสิ่งที่จะขาดไปไม่ได้ในการทำธุรกิจ การมีระบบ ERP ซึ่งฐานข้อมูลหลังบ้านที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลเชิงลึกที่ครบถ้วนและเรียลไทม์ เพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจและสร้างผลลัพธ์จากการลงทุนได้อย่างคุ้มค่าที่สุด ไม่ว่าจะเป็นการขยายสาขา การทำการตลาด หรือการลงทุนในกิจการอื่นๆ  

นอกจากนี้ ระบบ ERP มีความสำคัญอย่างมากเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น โดยระบบหลังบ้านควรสามารถรองรับการขยายตัวในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นระบบการบริหารจัดการภายใน (Operation) ระบบบัญชี หรือระบบซัพพลายเชน ไม่เช่นนั้นอาจทำให้ธุรกิจมีต้นทุนในการเปลี่ยนไปใช้ระบบใหม่ (Switching cost) ซึ่งมีผลให้ต้องกลับไปติดตั้งระบบใหม่ จนเสี่ยงไม่ทันกับการขยายตัว และมีผลต่อผลประกอบการที่นักลงทุนคาดหวัง รวมถึงเงินลงทุนที่เพิ่มขึ้นจากการลงทุนซ้ำซ้อน

Checklist ลงทุน ERP อย่างไร เมื่อธุรกิจจะ IPO 

คำถามน่าคิดคือเมื่อระบบ ERP มีความสำคัญทั้งสำหรับช่วงก่อน IPO และหลัง IPO ธุรกิจควรลงทุนในระบบ ERP อย่างไร จึงจะสามารถรองรับการเติบโตได้ในระยะยาว ซึ่งจากประสบการณ์ของ Innoviz Solutions ที่ปรึกษาชั้นนำและผู้ให้บริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain ได้รวบรวมเช็กลิสต์เบื้องต้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจลงทุน ERP  

• ควรลงทุนในระบบ ERP ล่วงหน้าอย่างน้อย 2-3 ปี เนื่องจากต้องมีการเก็บข้อมูลย้อนหลัง 

• ควรเริ่มลงทุน ERP ในส่วนที่เป็นระบบการเงินก่อน (Finance) แล้วค่อยขยายไประบบซื้อขาย (Supply chain) หรือระบบการผลิต (Production) 

• เลือกลงทุนในระบบ ERP ที่มีมาตรฐานและได้รับการยอมรับ   

• ควรลงทุนกับระบบ ERP ล่วงหน้า เพราะ IPO คือการขยายกิจการ หากมาดำเนินการย้อนหลังจะไม่สามารถรองรับการขยายตัวได้ 

คำถามน่าคิดคือเมื่อระบบ ERP มีความสำคัญทั้งสำหรับช่วงก่อน IPO และหลัง IPO ธุรกิจควรลงทุนในระบบ ERP อย่างไร จึงจะสามารถรองรับการเติบโตได้ในระยะยาว ซึ่งจากประสบการณ์ของ Innoviz Solutions ที่ปรึกษาชั้นนำและผู้ให้บริการ Microsoft Dynamics 365 Finance and Supply Chain ได้รวบรวมเช็กลิสต์เบื้องต้นเพื่อช่วยในการตัดสินใจลงทุน ERP  

นอกจากนี้ Innoviz มองว่า เรื่อง “บุคลากร” เป็นอีกปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จในการพัฒนาระบบ ERP ให้เกิดขึ้นจริง ซึ่งจำเป็นต้องได้รับการผลักดันอย่างต่อเนื่องทั้งจากผู้บริหารและฝ่ายปฏิบัติการ 

• บริหาร – มีบทบาทสำคัญในการกำหนดและวางนโยบายการทำงาน เพื่อให้สามารถนำระบบ ERP มาใช้ควบคุมกระบวนการดำเนินงานต่างๆ ให้เป็นไปตามนโยบายดังกล่าว เช่น การอนุมัติเอกสารต่างๆ แนวทางการจัดการด้านต้นทุน เป็นต้น  
• ฝ่ายปฏิบัติการ – มีบทบาทในการปฏิบัติตามกระบวนการต่างๆ เพื่อช่วยให้การบันทึกข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้อง สามารถนำข้อมูลดังกล่าวที่อยู่ในระบบไปวิเคราะห์ต่อได้อย่างแม่นยำ

Innoviz Solutions มีประสบการณ์ให้บริการในหลากหลายอุตสาหกรรม ซึ่งประสบความสำเร็จมากกว่า 400 บริษัท ด้วยบริการด้าน ERP และ BPI (Business Process Improvement) ที่พร้อมด้วยผู้เชี่ยวชาญและพันธมิตรที่แข็งแกร่ง สามารถช่วยให้ธุรกิจเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ได้อย่างราบรื่น ก้าวข้ามความท้าทายอันซับซ้อน และสร้างโอกาสการเติบโตใหม่ๆ หากองค์กรใดสนใจใช้งานระบบ ERP สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ : (Email : SalesTeam@innovizsolutions.com ,Tel : 02-6514542) หรือ https://www.innovizsolutions.com/contact/ 

ขอบคุณข้อมูลจาก 

IPO roadmap guidebook : เส้นทางสู่การเป็นบริษัทจดทะเบียน 

chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://media.live-platforms.com/livepltf/Documents/2023/Dec/ipo-roadmap-guidebook.pdf 

การบันทึกใบแจ้งหนี้ (Invoice Capture) ด้วยระบบอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพสูง ใช้วิธีการการจับภาพใบแจ้งหนี้ด้วยเทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) ช่วยให้การประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นไปอย่างรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น ระบบนี้สามารถดึงข้อมูลที่จำเป็นจากใบแจ้งหนี้และนำเข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาให้กับทีมงานบัญชีเจ้าหนี้ นอกจากนี้ การใช้โมเดลที่สร้างขึ้นล่วงหน้าแบบกำหนดเองยังช่วยให้สามารถปรับแต่งการดึงข้อมูลให้ตรงกับความต้องการเฉพาะขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Invoice Capture ใน D365 Finance ทำงานอย่างไร?

Invoice Capture feature ใน Dynamics 365 Finance ช่วยสร้างใบแจ้งหนี้จากรูปภาพใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัล เช่น ไฟล์ JPG และ PDF โดยอัตโนมัติ โซลูชันนี้ใช้เทคโนโลยี OCR (Optical Character Recognition) และ AI เพื่อแปลงข้อความที่พิมพ์ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ทำให้เนื้อหาสามารถแก้ไข ค้นหา และจัดเก็บได้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีขั้นตอนการทำงานดังนี้

1. Invoice Received Files Center:

เป็นศูนย์กลางที่รับไฟล์ใบแจ้งหนี้จากแหล่งต่างๆ และรองรับทั้งการอัปโหลดไฟล์ด้วยตนเองและการทำงานอัตโนมัติสำหรับไฟล์ที่ได้รับ สามารถตั้งค่าให้รับใบแจ้งหนี้จากช่องทางต่าง ๆ ได้ง่าย เช่น Email, OneDrive และ SharePoint พร้อมกับการกำหนดข้อจำกัดเพิ่มเติม เช่น ชื่อไฟล์ ประเภทไฟล์ และขนาดไฟล์ที่รองรับ

2. Invoice Capturing:

เมื่อใบแจ้งหนี้ถูกสแกนเข้าระบบ OCR จะทำการดึงข้อมูลที่สำคัญ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ จำนวนเงิน และข้อมูลผู้ขาย ซึ่งสามารถลดเวลาและความพยายามที่ต้องใช้ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงความเร็วและความแม่นยำของข้อมูล

3. Reviewing and Correction:

ระบบจะทำการจับคู่ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อที่มีอยู่ในระบบ เพื่อยืนยันความถูกต้องและตรวจสอบข้อผิดพลาดช่วยให้ผู้ใช้มั่นใจในความถูกต้องก่อนที่จะทำการสร้างรายการใบแจ้งหนี้ใน Dynamics 365

4. Dynamics 365 Invoice creation:

เมื่อข้อมูลถูกตรวจสอบและอนุมัติแล้ว ระบบจะทำการสร้างใบแจ้งหนี้ใน Dynamics 365 ให้อัตโนมัติ เพื่อให้บัญชีทำการตรวจสอบข้อมูลและทำการ Post ใบแจ้งหนี้เพื่อเข้าสู่กระบวนชำระเงินต่อไป

เริ่มใช้งาน Invoice Capture

เมื่อการตั้งค่าระบบ (Setup system configuration wizard) และกำหนดบทบาทความปลอดภัย (security roles) เสร็จสมบูรณ์แล้วระบบจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องปรับค่าเพิ่มเติม และจะดียิ่งขึ้นเมื่อมีการใช้งานมากขึ้น แต่ในช่วงเริ่มต้นผู้ใช้จำเป็นต้องตรวจสอบเพื่อให้ระบบเรียนรู้และทำความเข้าใจความแตกต่างของข้อมูลของแต่ละผู้ขาย เพื่อให้ระบบสามารถทำงานได้อย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับลูกค้าที่ใช้ Dynamics 365 Finance จำเป็นต้องพิจารณาใบอนุญาตดังต่อไปนี้:

• Power Apps License (per user): กรณีที่ user ที่ใช้งานไม่มี Full Dynamics 365 Finance License ผู้ใช้ต้องมี License Power Apps เพื่อเข้าถึงแอปพลิเคชันพลิเคชัน Invoice Capture
• Invoice processing fee based on number of invoices: ลูกค้า Dynamics 365 Finance ได้รับสิทธิ์ในการใช้ Invoice Capture ฟรี 100 รายการต่อ tenant ต่อเดือน หากต้องการเพิ่มจำนวนรายการ สามารถซื้อ Electronic Invoicing เพิ่มเติม สำหรับ 1,000 รายการต่อ tenant ต่อเดือน
• Azure Data Lake Storage subscription: โดยปกติแล้วลูกค้า Dynamics 365 Finance จะได้รับความจุสำหรับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอยู่ที่ 20 GB ซึ่งเพียงพอสำหรับการเก็บข้อมูลเอกสารใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ แต่หากความจุไฟล์ Dataverse ไม่เพียงพอ สามารถซื้อพื้นที่เก็บข้อมูล Azure Data Lake เพิ่มเติมได้ (ความจุเริ่มต้น: 10 GB)

การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติด้วย Invoice capture ไม่เพียงแต่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยประหยัดเวลาและลดความผิดพลาด รวมถึงสามารถผสานรวมกับระบบ Dynamics 365 ได้อย่างง่ายดาย ทำให้ผู้ใช้ลดระยะเวลาในการป้อนข้อมูลและการตรวจสอบใบแจ้งหนี้

หากองค์กรใดสนใจใช้งาน Invoice capture in Dynamics 365 Finance สามารถติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ได้ที่ :

Email : SalesTeam@innovizsolutions.com ,Tel : 02-6514542

อ้างอิง:

https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/finance/accounts-payable/invoice-capture-overview

กรุงเทพฯ – 24 กุมภาพันธ์ 2566 – ไมโครซอฟท์ ประเทศไทย ประกาศเกียรติคุณมอบรางวัล Partner of the Year 2022 แก่พันธมิตรที่นำเทคโนโลยีของไมโครซอฟท์ไปสรรสร้างนวัตกรรม และพัฒนาโซลูชันที่ตอบโจทย์ใหญ่ในหลากหลายธุรกิจ พร้อมประกาศแต่งตั้ง นายปวิช ใจชื่น ขึ้นนั่งตำแหน่ง รองกรรมการผู้จัดการ สายงานกลุ่มธุรกิจพันธมิตรอีกด้วย

โดยในปีนี้ ไมโครซอฟท์มอบรางวัล Partner Of The Year 2022 ให้กับบริษัท Innoviz Solutions ในสาขา Intelligent Line of Business – Business Applications

Link : https://news.microsoft.com/th-th/2023/02/24/microsoft-partner-of-the-year-2022-th/

บริษัท อินโนวิซ โซลูชั่นส์ จำกัด (INNOVIZ) เล็งเห็นถึงความสำคัญของ การจัดทำและนำส่งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามนโยบายของภาครัฐ และเพื่ออำนวยความสะดวกรวดเร็วให้กับลูกค้าของเรา INNOVIZ ได้ร่วมมือกับ Partner ที่เป็น E tax provider จัดทำ Solution เรียกว่า “E Tax package” เพื่อตอบสนองความต้องการดังกล่าว สำหรับ Version : Microsoft D365 และ AX2012